Dövizle düzenlenen bir fatura ile bankaya gelen TL karşılığı veya tahsilat tarihi farklı olabilir. Bu farkı açıklayabilmek için sözleşme para birimi, belge tarihi, tahsilat ve ödeme hareketleri ile muhasebe kayıtları aynı işlem dosyasında bulunmalıdır. Döviz değerleme ve kur farkı uygulamalarında geçerli yöntem, işlem türü ve vergisel koşullara göre değerlendirilir; işletmeler önceki dönemde kullandıkları kuru yeni kayıtlara otomatik uygulamamalıdır.
İşlem koşullarını belgeleyin
Teklif, sözleşme veya sipariş belgesinde hangi para biriminin kullanılacağını, ödeme vadesini ve kur dönüşüm koşulunu açıkça gösterin. Fatura açıklaması ile teslim veya hizmet belgesindeki işlem tanımı tutarlı olsun. Döviz alım satımı veya transferi banka üzerinden yapıldıysa dekont ve ilgili ekstreyi saklayın. Komisyon veya banka masrafı oluştuğunda bu kalemleri ana tahsilat tutarıyla karıştırmayın.
Fatura ve tahsilatı ayrı hareketler olarak izleyin
Alacak veya borç kaydında faturanın para birimi ve tutarını koruyun. Tahsilat geldiğinde hangi faturaya mahsup edildiğini, kısmi ödeme varsa kalan bakiyeyi belirtin. Birden fazla faturaya toplu ödeme yapıldıysa dağılımı müşteri teyidi veya mutabakatla belgeleyin. Kur farkı oluştuğunda dayanak kur bilgisini ve uygulanan yöntemi mali müşavirle teyit ederek kayıt altına alın.
Dönem kapanışında açık bakiyeleri inceleyin
Yabancı para bakiyelerini müşteri veya tedarikçi bazında raporlayın. Uzun süredir kapanmayan tutarlarda tahsilat, iade, mahsup veya kur farkı kayıtlarının eksik olup olmadığını kontrol edin. Vergi Usul Kanununun değerleme hükümleri ve ilgili dönem için geçerli GİB açıklamalarını kullanın. Farkı kapatmak için belgesiz düzeltme fişi oluşturmayın; hesaplamayı, tarihi ve dayanağı arşivleyin.
Kur farkı notunu belgeyle destekleyin
Dövizli faturanın tahsilatında ortaya çıkan farkı hesaplayabilmek için kullanılan tarih, kur kaynağı ve sözleşme şartı açıkça kaydedilmelidir. Banka işleminde oluşan transfer masrafını kur farkıyla aynı satıra yazmayın. Kısmi ödeme varsa her tahsilat parçasının ilgili borç bakiyesine etkisini gösterin. Dönem sonu değerlemesi gerektiğinde hangi yabancı para hesabının hangi resmi veriye göre hesaplandığını saklayın ve ilgili döneme ait GİB açıklamasını kontrol edin. Müşteriyle yapılan bakiye mutabakatı, muhasebe değerleme kaydının yerine geçmez; iki kaydın birbirine bağlanması gerekir.
Alış ve satış bakiyelerinde aynı yöntemi kullanın
Dövizli alacak ve borçları raporlarken para birimini, orijinal tutarı ve muhasebe kayıtlarında kullanılan TL karşılığını ayrı sütunlarda gösterin. Müşteri veya tedarikçi ekstresinde bakiye para birimi farklı görünüyorsa, tarafların kullandığı kur tarihi ve mahsup dağılımını karşılaştırın. Banka masrafı, kur farkı ve komisyonu aynı düzeltme kalemine yazmayın. Dönem kapanışı öncesi açık kalemleri mali müşavirle gözden geçirerek değerleme gerekip gerekmediğini ve kullanılan resmi dayanağı belirleyin. Dosyada hesaplama izi bırakmak sonraki dönemde aynı farkın yeniden araştırılmasını azaltır.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işletmelerin muhasebe kayıt ve dönem kapanış süreçlerine destek verir. 0 544 956 76 26 numarasından iletişime geçebilirsiniz.