Fazla çalışma bilgisinin bordroya doğru aktarılabilmesi için talep, yönetici onayı ve gerçekleşen çalışma kaydı birbirini desteklemelidir. Sadece ay sonunda toplam saat bildirmek, hangi gün ve görev için çalışma yapıldığını açıklamayı zorlaştırır. İşletme, çalışma sürelerini mevzuata uygun biçimde izleyen ve çalışanların kişisel verilerine gereksiz erişimi önleyen bir kayıt yöntemi kurmalıdır.
Çalışma ihtiyacı ve onayı önceden kaydedin
Fazla çalışma gerektiren işin nedenini, birimini, sorumlu yöneticiyi ve planlanan zamanı belirtin. Onay süreçleri işyeri politikası ve yürürlükteki çalışma kurallarıyla uyumlu olmalıdır. Acil durum nedeniyle önceden onay alınamıyorsa, işletmenin prosedüründe sonradan nasıl kayıt ve kontrol yapılacağı açıklansın. Her çalışanın sözleşmesi ve statüsü aynı olmayabileceğinden tek tip varsayım kullanmayın.
Planlanan süre ile fiilî kaydı karşılaştırın
Vardiya çizelgesi, giriş-çıkış veya görev kayıtlarıyla çalışanın gerçekleşen süresini kontrol edin. Ara dinlenme ve işyeri uygulamalarının kayda nasıl yansıtılacağı ilgili mevzuat ve işletmenin düzeniyle tutarlı olmalıdır. Çalışan veya yönetici tarafından bildirilen düzeltmeleri tarih ve onay bilgisiyle saklayın. Dönem kapanmadan çakışan veya eksik verileri çözün.
Bordro karşılığını ve serbest zaman seçeneğini doğru izleyin
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının yönetmeliği, fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışmaya ilişkin usul ve esasları açıklar; işçinin talebine bağlı serbest zaman gibi seçenekler de düzenlenmiştir. Somut uygulamada hangi karşılığın geçerli olduğunu güncel mevzuat ve çalışan koşullarına göre uzmanla belirleyin. Bordro listesi, puantaj ve ödeme kaydı arasındaki farkları açıklayın; geçmiş dönem düzeltmelerini dayanakla yapın.
Serbest zaman ve ücret kayıtlarını ayrı izleyin
Çalışan mevzuatta belirtilen koşullarla zamlı ücret yerine serbest zaman kullanmayı talep ederse, bu talep ve kullanım tarihleri yazılı olarak kaydedilmelidir. Yönetmelikte serbest zamana ilişkin şartlar bulunur; süre ve çalışma koşullarını güncel metinden kontrol edin. Kullanılmamış veya kısmen kullandırılmış zamanı işletme içinde görünür tutun. Bordro hesabı yapılırken fazla çalışma saatini, kullanılan serbest zamanı ve ödeme tutarını birbirine karıştırmayın. İşçinin statüsü veya işyeri koşulu farklıysa, tek tip otomatik hesaplama yerine uzman görüşü alın.
Çalışma kayıtlarını bordro tesliminden önce kapatın
İşverenin onaylı puantajı bordro hazırlığına girmeden önce çalışan ve yönetici tarafından incelensin. Fazla çalışma ile fazla sürelerle çalışma ayrımı, haftalık çalışma düzeni ve işyerindeki uygulamaya göre doğru sınıflandırılmalıdır. ÇSGB’nin yayımladığı yönetmelik ve SSS güncel kuralı anlamak için temel alınabilir; özel çalışma düzeni veya istisna varsa uzmanla teyit edin. Kayıt teslim tarihini, düzeltilen satırları ve son onaylı dosyanın adını saklayın. Bordro sonrası fark çıktığında önce puantaj kaynağına dönerek düzeltmenin hangi aya ait olduğunu belirleyin.
İşyeri yöneticileri için kısa bir puantaj teslim takvimi yayımlayın ve bordro kapanışından önce eksik onayları tamamlayın.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işverenlerin bordro ve puantaj süreçlerine destek sunar. 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.