SGK işveren sistemleri işe giriş-çıkış, bildirge, borç sorgusu ve diğer çalışan işlemlerine erişim sağlar. Birden fazla kişinin aynı kullanıcı bilgilerini paylaşması, işlemi kimin yaptığını ve kimin onayladığını belirsiz hale getirebilir. İşletme, portal erişimlerini görevle sınırlamalı ve çalışan veya dış hizmet sağlayıcı değiştiğinde yetki durumunu gözden geçirmelidir.
İşlem ve onay rollerini ayırın
İşe giriş verisini hazırlayan, bildirimi gönderen ve sonuç kaydını kontrol eden kişilerin sorumluluklarını yazılı hale getirin. Mümkün olduğunda kişiye özgü kullanıcı ve yetkilendirme yöntemlerini kullanın. Şirket içinde kullanılan şifreleri e-posta veya ortak metin belgesinde dolaşıma sokmayın. Dış hizmet sağlayıcısına verilecek erişim kapsamı, hizmet sözleşmesi ve işletme ihtiyacıyla sınırlı olsun.
Personel hareketlerinde erişimi güncelleyin
Çalışan ayrıldığında veya görevi değiştiğinde portal, bordro yazılımı, ortak klasör ve e-posta erişimlerini aynı kontrol listesinde değerlendirin. Yetkisi kaldırılan kullanıcının şirket adına işlem yapamadığını doğrulayın. Yeni sorumluya yalnızca görevini yapması için gerekli kayıtları devredin. Kişisel verileri içeren ekran veya raporların kimlerle paylaşıldığını sınırlayın.
Gönderilen işlemin izini arşivleyin
Bildirge veya başvuru tamamlandığında işlem tarihi, işyeri dosyası, çalışan ve sistem referansını kaydedin. Ekran çıktısı yanında resmi başvuru sonucu veya indirilebilir belgenin saklanması tercih edilir. Hata veya düzeltme varsa ilk gönderimi koruyup sonraki işlemle ilişkilendirin. Böylece iç kontrol, dönem kapama ve görev devri sırasında kayıtların izlenmesi kolaylaşır.
Hesap sahibi ve yetki devrini kontrol edin
İşveren portalına bağlı telefon, e-posta veya doğrulama yöntemi işletme yetkilisinin kontrolünde olmalıdır. Görev değişikliğinde yalnızca şifreyi yenilemek yeterli olmayabilir; varsa tanımlı kullanıcı, vekalet veya kurum içi onay rollerini de inceleyin. Sistemden indirilen çalışan listeleri ve borç/tahakkuk raporları hassas veri içerir, bu nedenle erişim logu ve saklama düzeni belirleyin. Bir işlemin kimin hesabıyla yapıldığını ve hangi yetkilinin onayladığını dönem dosyasında tutun. Şüpheli erişim görülürse kurumun resmi destek ve güvenlik kanallarını kullanın.
Erişim listesine dönemsel onay alın
Yıl içinde portalda veya dış hizmet sözleşmesinde yetkisi bulunan kişilerin güncel listesini alın. Her yetkinin gerekçesi, sahibi ve gözden geçirme tarihi olsun. İşveren temsilcisi onay vermedikçe yeni kullanıcılara personel veya borç bilgisi erişimi açılmasın. SGK sisteminde kullanılabilir kullanıcı modeli değişirse, mevcut yöntemin hâlâ kurumun güncel kurallarıyla uyumlu olduğunu resmi duyurulardan doğrulayın. Yetki devrinin iptal edildiğine dair kayıt ve kullanıcıya yapılan bilgilendirmeyi de saklayın; sözlü kapatma teyidiyle yetinmeyin.
Yeni yetki verilmeden önce erişim kapsamını test edin ve personel dışı kullanıcıların yalnızca ihtiyaç duyduğu veriye ulaşmasını sağlayın.
İşlem örneklerini belirli aralıklarla gözden geçirerek gereğinden geniş yetki bırakılmadığını doğrulayın.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
Ankara genelindeki işverenler bordro ve SGK kayıt süreçleri için SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilir.