İşletmelerin nakit ve muhasebe süreçleri çoğu zaman sözleşmede belirlenen ödeme takvimi ile fiilen gerçekleşen teslim ve tahsilatın farklı tarihlerde olmasından etkilenir. Sözleşme şartlarının ilgili çalışanlara aktarılmaması; avansın, hakedişin veya vade farkının yanlış izlenmesine yol açabilir. Her ticari ilişki için sözleşme sorumlusu ve muhasebeye bilgi aktarım yöntemi belirleyin.
Temel ödeme koşullarını görünür hale getirin
Sözleşmenin taraflarını, hizmet veya mal kapsamını, fiyatı, para birimini, ödeme aşamalarını ve teslim kanıtını kısa bir özet karta aktarın. İskonto, avans, teminat veya gecikme şartı varsa, bunların ne zaman işleme gireceğini belirtin. Sözlü değişiklikleri imzalı ek, teyit e-postası veya geçerli şirket prosedürüyle destekleyin; satış ve satın alma ekiplerinin farklı sürümleri kullanmasını önleyin.
Fatura ve teslim kayıtlarıyla mutabık çalışın
Fatura geldiğinde sözleşmedeki bedel, teslim veya hizmet kabul belgesi ve ödeme planıyla karşılaştırın. Kısmi teslim ya da kapsam değişikliği varsa belge düzeni için mali müşavirin görüşünü alın. Banka ödemesini faturaya ve sözleşme aşamasına bağlayın. Tahsilatlarda da müşteri ödemesinin hangi faturaları kapattığını açıkça kaydedin.
Yenileme ve fesih tarihlerini takip edin
Tekrarlayan hizmet sözleşmelerinde yenileme, fiyat güncellemesi ve bildirim tarihlerini takvime ekleyin. Sözleşme sonlandığında açık fatura, avans ve teslim yükümlülüklerini kontrol edin. Hukuki sonuçları etkileyebilecek fesih veya ceza şartlarını hukuk uzmanıyla değerlendirin; bu yazı sözleşme danışmanlığı yerine geçmez. Ticari kayıtların doğru sınıflandırılması için sözleşmenin mali etkisini dönem kapanışından önce muhasebeye iletin.
Sözleşme değişikliğini sürüm ve onayla yönetin
Fiyat, teslim tarihi veya ödeme planı değiştiğinde eski sözleşme özetini yürürlükteymiş gibi kullanmayın. Değişiklik protokolünü veya geçerli yazılı mutabakatı ana sözleşmeye referansla arşivleyin ve ilgili ekiplerin sistemlerinde güncel sürümü kullandığını kontrol edin. Yenilenecek sözleşmeler için tedarikçi veya müşteri sorumlusuna hatırlatma görevi atayın. Dönem sonuna yaklaşırken tamamlanmış teslimlere karşılık fatura düzenlenip düzenlenmediğini kontrol edin. Bu takip, sözleşme şartlarının hukuki değerlendirmesini değiştirmez; muhasebe ve ödeme planının doğru belgelere dayanmasını sağlar.
Ödeme ve teslim performansını dönemsel ölçün
Yönetim raporunda planlanan vade ile gerçekleşen ödeme veya tahsilat tarihlerini karşılaştırın. Sürekli geciken tedarikçi belgeleri ya da müşteri onayları varsa, sözleşme sürecinde hangi adımın beklemeye neden olduğunu belirleyin. Yenileme kararı öncesi mevcut bakiye, açık avans, eksik teslim ve fatura durumunu tek listede gösterin. Sözleşme değişikliğini iş birimlerine iletip muhasebe sisteminde güncel ödeme şartının kullanıldığını kontrol edin. Hukuki ihtilaf veya fesih halinde yazışmaları kronolojik saklayın ve gerekli uzman görüşünü alın.
Yenilenen sözleşmelerde eski ödeme takvimini devre dışı bırakın ve ilgili taraflara güncel sürümü iletin.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işletmelere sözleşme ve muhasebe belge akışında destek sağlar. 0 544 956 76 26 numarasından iletişime geçebilirsiniz.