Şirket hesabına ortak tarafından para gönderilmesi, hareketin kendiliğinden sermaye olduğu anlamına gelmez. Aynı şekilde ortağın şirket adına yaptığı ödeme de otomatik olarak sermaye artışı veya gider kaydı sayılmaz. Hareketin amacı, hukuki niteliği, şirket kararları ve dayanak belgeleri birlikte değerlendirilmelidir. Muhasebe kayıtlarında bu ayrımlar görünür değilse ortak cari hesabı zamanla açıklaması güç bir bakiyeye dönüşür.
Her para hareketine referans verin
Banka transferinin tarihi ve tutarının yanında gönderen, alıcı, işlem amacı ve ilgili karar ya da sözleşmenin referansını kaydedin. Ortak tarafından ödenen şirket giderlerinde belgenin kimin adına düzenlendiğini, hangi faaliyetle ilgili olduğunu ve iadenin yapılıp yapılmadığını kontrol edin. Sermaye taahhüdü veya artışı gibi işlemlerde yetkili organ kararları ve tescil belgeleri dosyaya bağlanmalıdır. Belge akışını genel bir “ortak ödemesi” notuyla bırakmak ileride denetim ve mutabakat sorunları çıkarabilir.
Cari hesabı düzenli mutabıklaştırın
Aylık mutabakatta açılış bakiyesi, dönem içi borç-alacak hareketleri, banka transferleri ve kapanış bakiyesi birbirini açıklamalıdır. Belirsiz kalemleri dönem sonunda topluca mahsup etmek yerine sorumlusuna yöneltin. Farklı nitelikte hareketler aynı hesapta birikiyorsa alt hesap veya analitik kodlarla ayrıştırma seçeneğini değerlendirin. Böylece borç, avans, masraf iadesi ve sermaye gibi başlıklar karışmadan izlenir. Vergisel ve hukuki sonuç, her işlemin gerçek niteliğine göre uzman değerlendirmesi gerektirebilir.
Şirket kayıtları için temel resmi çerçeveyi GİB Vergi Usul Kanunu ve ilgili düzenlemelerden takip edin. Ankara genelindeki işletmelerin cari hesap ve kapanış düzeni için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerinden yararlanabilirsiniz. SMMM Rauf Cenk Alat’a telefonla ulaşın.
İç kontrol yetkilerini belirleyin
Şirket yönetimi, ortaklarla ilgili hangi işlem tutarlarında ön onay veya ikinci kontrol gerektiğini yazılı hale getirebilir. Talep, inceleme, onay ve ödeme aşamalarında görev alan kişileri belirlemek tek kişinin hem işlemi başlatıp hem de kontrol etmesini önler. Banka açıklamalarının standartlaştırılması, dönem sonunda hareketleri aramayı kolaylaştırır. Kapanış toplantısında açıklanamayan bakiyeler için belge ve yanıt beklenen kişi kaydedilsin. Bu düzen mevzuatın yerine geçmez; şirket kararlarının ve muhasebe kayıtlarının izlenebilirliğini güçlendirir. Ankara’da faaliyet gösteren işletmeler, uygulamayı gerçek şirket sözleşmesi ve karar belgeleriyle birlikte mali müşavirlerine değerlendirtmelidir.
İşlem dosyasını nasıl tamamlamalı?
Ortak ödemesi veya şirkete para aktarımı için banka dekontunu tek başına yeterli açıklama saymayın. İşlemin hangi karara, sözleşmeye, masraf belgesine ya da sermaye sürecine dayandığını ortaya koyan evrakı birlikte saklayın. Dosya adı aramaya elverişli olsun; tarih, işlem türü ve referans numarası kullanılabilir. Şirket karar defteri veya resmi tescil süreciyle ilgili belgeler varsa ilgili işlemle bağlantısını kurun. Muhasebe fişinin açıklama alanında belge numarasına referans verin, hassas içerikleri gereksiz biçimde çoğaltmayın.
Mutabakat sırasında ortak bakiyesi üzerinde iki tarafın da aynı veriye baktığından emin olun. Dönem başı bakiye, yeni hareketler, yapılan iadeler ve kapanış bakiyesi adım adım görülsün. Fark çıkarsa kaydı topluca silmek veya belgesiz mahsup yapmak yerine önce hareketleri sınıflandırın. Niteliği konusunda tereddüt edilen işlemleri güncel mevzuat ve şirket evrakıyla mali müşavire sorun. İşletme içinde bu işlemleri onaylayacak yetkiyi yazılı belirlemek de önemlidir.