İşletmenin satış yapması, aynı gün nakit elde ettiği anlamına gelmez. Müşteri vadeleri ile tedarikçi ödeme tarihleri arasındaki fark, kârlı görünen bir dönemde dahi nakit sıkışıklığı yaratabilir. Bu nedenle nakit planı yalnızca faturalanan geliri değil, beklenen tahsilat tarihini, gecikme riskini ve kesinleşmiş ödemeleri birlikte göstermelidir. Tahmin, garanti değildir; hangi veriye dayanarak oluşturulduğu açık olmalıdır.
Beklenen ve kesin nakdi ayırın
Her müşteri alacağı için fatura numarası, vade, tahsilat durumu, kısmi ödeme ve son iletişim tarihini kaydedin. Tedarikçi tarafında ise vade, ödeme koşulu, mal veya hizmet teslimi ve varsa mutabakat farkını ilişkilendirin. Planlanan ödeme ile bankadan gerçekleşen ödeme aynı şey değildir; nakit tablosunda bunları farklı durumlarla izleyin. Vergi ve SGK takvimindeki yükümlülükleri de yalnızca tahmin edilen değil, resmi döneme göre kontrol edilmiş kalemler olarak ekleyin.
Senaryolarla karar alın
Geciken tahsilat, beklenmeyen gider veya yeni sipariş gibi durumlar için alternatif senaryolar oluşturun. Her senaryoda hangi müşteri tahsilatının gecikeceğini, hangi ödemenin öncelikli olduğunu ve kararı kimin vereceğini gösterin. Tek bir genel tampon tutarı her işletme için doğru değildir; ödeme düzeni, faaliyet döngüsü ve nakit kaynağına göre değerlendirilmelidir. Haftalık planla banka bakiyesini karşılaştırıp tahmin hatalarını düzeltin, önceki tahminleri silmeden gerçekleşen sonuçla yan yana tutun.
Vergisel kayıt ve belge düzeni için GİB Vergi Usul Kanunu kaynaklarını, işveren yükümlülükleri için SGK resmi uygulamalarını inceleyin. Ankara genelinde muhasebe ve finansal planlama desteği için BRC Mali Müşavirlik ile görüşebilir, telefonla bilgi alabilirsiniz.
Planı düzenli güncel tutun
En azından her hafta gerçekleşen tahsilat ve ödemeleri plana işleyin. Müşteriyle vade teyidi yapılmışsa not edin; tedarikçi ödeme tarihi değiştiyse güncel belgeyi veya yazılı mutabakatı bağlayın. Bir sonraki ayın ücret, vergi ve kira gibi tekrarlayan yükümlülüklerini ilgili kaynaklardan teyit edin. Planı hazırlayan ile önemli ödeme kararını onaylayan kişiyi ayırmak iç kontrol sağlar. Müşteri veya çalışanların kişisel verileri gereksiz biçimde nakit raporunda tutulmamalıdır. Bu yaklaşım nakit akışını daha erken görmeye yarar; finansman veya ödeme kararını işletme yönetimi kendi koşullarına göre vermelidir.
Tahsilat ekibi için takip önceliği
Alacakları vadesine göre gruplarken yalnızca yaşını değil, müşterinin son yanıtını, itiraz durumunu ve eksik teslim belgesini de dikkate alın. Fatura veya hizmet kabulünde anlaşmazlık varsa tahsilat mesajı göndermeden önce satış ya da proje sorumlusundan açıklama alın. Her müşteri için takip eden kişi ve bir sonraki iletişim tarihi belli olsun. Görüşme notları ölçülü tutulmalı; kişisel bilgiler veya ticari sırlar gereksiz kanallarda paylaşılmamalıdır.
Tedarikçi ödemelerinde de vade ile teslim ve fatura eşleşmesini doğrulayın. Ödeme önceliği belirlenirken sözleşme koşulları, işletmenin nakit durumu ve dönemsel resmi yükümlülükler birlikte değerlendirilmelidir. Nakit tablosu günlük işlem dökümünden daha kullanışlı olacak şekilde haftalık veya aylık özetlenebilir. Sonuçları yöneticiye sunarken tahmin, kesinleşmiş ödeme ve gecikmiş tahsilatı ayrı gösterin.