Bir alış faturası işletmeye ulaşınca belgeyi muhasebeye aktarmadan önce işlem zincirinin diğer parçalarıyla karşılaştırın. Sipariş edilen miktar, fiilî teslim, fiyat veya hizmet kapsamı ve ödeme koşulu faturadaki bilgilerle aynı olmayabilir. Bu farkın iade, kısmi teslim, fiyat farkı ya da yanlış belge kaynaklı olup olmadığı açıklığa kavuşturulmalıdır.
Her satın alma için talep veya sözleşme referansını, teslim tutanağını ve faturayı ortak dosya ya da dijital kayıt üzerinden bağlayın. Kontrol eden kişi; tedarikçi bilgisi, tarih, açıklama, miktar, birim fiyat ve vergi alanlarını dayanaklara göre incelemelidir. Mal henüz teslim edilmediyse veya hizmet tamamlanmadıysa, işletmenin muhasebe politikası ve geçerli kurallar çerçevesinde değerlendirin; faturayı otomatik olarak tamamlanmış işlem saymayın.
Ödeme aşamasında faturanın açık bakiyesi, vadesi, varsa avans ve önceki ödemelerle mutabakatını yapın. Kısmi ödeme veya mahsup varsa kalan tutarı cari hesapta gösterin. Hatalı belge varsa tedarikçiden uygun düzeltme sürecini isteyin ve ilk belgeyle ilişkiyi kaybetmeyin. Bu disiplin, hem mükerrer ödemeleri hem de kapanış sırasında belge arama ihtiyacını azaltır.
Vergi ve muhasebe sonucu belgenin gerçek işlemle uyumuna ve güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir. BRC Mali Müşavirlik, işletmelerin alış ve muhasebe kontrol düzenini Ankara genelinde kurmasına destek verir. Hizmetlerimizi inceleyin veya SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayın. E-belge teknik duyuruları için GİB e-Belge portalını kullanın.