Kasa bakiyesinin muhasebe kaydıyla uyuşmaması her zaman tek bir nedene dayanmaz. İşlenmemiş tahsilat veya ödeme, yanlış tarih, mükerrer giriş, belge eksikliği ya da sayım hatası olası açıklamalar arasındadır. Farkı kapatmak için kaydı doğrudan değiştirmek yerine, fiziki sayım ile kayıtların hangi tarihte ve hangi kapsamda karşılaştırıldığını belgelemek gerekir.
Sayımı kontrollü yürütün
Sayım tarihini ve saatini, kasadan sorumlu kişiyi ve sayım sırasında hazır bulunan yetkilileri not edin. Farklı para birimleri veya ayrı kasa noktaları varsa her birini ayrı sayın. Sayım tutanağındaki miktar ve toplamların ikinci bir kontrolünü yapın. Kasa hareketi devam ederken yapılan sayımda, sayım anına kadar olan işlemlerin nasıl ele alındığını açıklayın.
Farkın kaynağını belgeyle arayın
Son mutabık bakiyeden başlayarak tahsilat makbuzları, gider belgeleri, banka yatırma fişleri, avans teslimleri ve iade kayıtlarını sırayla kontrol edin. Belgesiz bir çıkış varsa, çalışan veya işletme sahibinden bilgi alın; ancak açıklama tek başına dayanak belge yerine geçmez. Yanlış döneme kaydedilmiş işlemi bulursanız mevcut izi koruyup, düzeltmenin nedenini ve onayını ayrıca kaydedin.
Tekrarlanmayı önleyin
Kasa erişimini sınırlamak, her hareketi zamanında kaydetmek ve sayım görevini mümkün olduğunda işlem kaydından ayırmak kontrol ortamını güçlendirir. Günlük küçük kontroller, dönem sonundaki büyük farkların kaynağını aramaktan daha kolaydır. Farkları personele ilişkin varsayımlarla değil, kayıt ve belgeyle inceleyin. Kasa veya vergi uygulamasında tereddüt varsa işletmenin durumuna özel değerlendirme alın.
BRC Mali Müşavirlik, küçük ve orta ölçekli işletmelerin muhasebe süreçlerini Ankara genelinde düzenlemesine yardımcı olur. Hizmetlerimizi inceleyin veya SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayın. Güncel vergi bilgilendirmeleri için GİB kaynaklarını kullanın.