Çalışanın işletme için yaptığı masrafın geri ödenmesiyle ücret veya prim ödemesi aynı kayıt gibi değerlendirilmemelidir. Harcamanın işletme faaliyetiyle ilgisi, kimin tarafından yapıldığı ve hangi belgeyle kanıtlandığı açık olmalıdır. Çalışana ödeme yapılırken açıklamanın yalnızca “personel ödemesi” olması, muhasebe ve bordro ekiplerinin işlemi sonradan ayırmasını güçleştirir.
Masraf talebini dayanak belgeyle sunun
Çalışan masraf formunda işlem tarihi, tedarikçi, faaliyet amacı, proje veya birim bilgisi ve varsa yönetici onayı bulunabilir. Fatura veya fişin kime düzenlendiğini kontrol edin ve elektronik asıl belgeyi koruyun. Seyahat, konaklama, yazılım, eğitim veya küçük işyeri alımlarını aynı kategoriye otomatik atamayın; her birinin niteliğini ve belge düzenini ayrı değerlendirin.
Avans ile gerçekleşen harcamayı mahsuplaştırın
İş için önceden verilen avansı çalışanın sunduğu belgeler ve iade ettiği bakiye ile kapatın. Harcama avansı aşarsa ek ödeme için yeni onay ve belge alın. Avansın uzun süre açık kalmasını önlemek için sorumlu ve kapanış tarihi belirleyin. Şirket kartı kullanılmışsa kart ekstresini çalışanın masraf raporuyla eşleştirip aynı giderin ikinci kez ödenmediğini kontrol edin.
Bordro ve muhasebe mutabakatı yapın
Masraf iadesi ile ücret, prim veya yan hak ödemelerini ödeme talimatında ayrı açıklayın. Masraf tutarı kişisel veya işletmeyle ilgisi belirsiz bir harcamayı içeriyorsa, belgeyle açıklığa kavuşmadan gider kaydı yapmayın. Bordro raporu ve muhasebe fişinde sınıflandırma tutarlı olsun. İşveren ve çalışan verilerinin paylaşımını görevle sınırlayın, aylık kapanışta açık avansları listeleyin.
Ödeme açıklamasını belge türüyle tutarlı hale getirin
Çalışana yapılan masraf iadesi banka açıklamasında bordro ödemesiyle aynı kodu kullanmayın. Ödeme talimatını masraf formu, şirket kartı ekstresi veya avans kapama belgesine bağlayın. Çalışanın aynı belgeyi hem şirket kartıyla ödemiş hem de masraf talebine eklemiş olma ihtimalini kontrol edin. Bordro programına girilen ücret ve yan hak kalemleri, masraf dosyasında görünen işletme alımlarından ayrı olmalıdır. Farklı kayıtların tek ödeme gününde yapılması gerekiyorsa bile, işlem açıklamaları ve muhasebe dayanakları ayrı tutulmalıdır.
Harcama politikası ve belge standardı belirleyin
İşletme, hangi tür alımlarda ön onay gerektiğini ve çalışanların hangi formu kullanacağını basit bir politika ile açıklayabilir. Belgelerin hangi kanaldan, hangi dosya adlandırma standardıyla teslim edileceğini duyurun. Bir belge kaybolduğunda veya eksik bilgi bulunduğunda çalışanı ve yöneticiyi belirli bir düzeltme sürecine yönlendirin. İşletme faaliyetiyle ilgisi açıklanamayan harcamaları otomatik olarak şirket gideri saymayın. Masraf formunu bordro listesi ve banka ödeme talimatıyla aylık karşılaştırarak aynı ödemenin iki kez yapılmasını engelleyin.
Personel masraflarına onay veren yöneticinin kim olduğunu ve onayın hangi tarihte verildiğini formda gösterin.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işletmelere personel masraf ve muhasebe akışında yardımcı olur. 0 544 956 76 26 numarasından iletişime geçebilirsiniz.