İşletmenin cari hesap kaydı ile karşı tarafın ekstresi, aynı ticari ilişkinin iki ayrı kayıt görünümüdür. Fatura, ödeme, iade veya fiyat farkı taraflardan birinde kayda alınmadığında dönem sonunda bakiye uyuşmazlığı ortaya çıkar. Mutabakatı yalnızca “bakiye doğru mu?” sorusuna indirgemek yerine, farklılığın hangi işlemden kaynaklandığını belge bazında bulmak gerekir.
Mutabakat paketini belge referanslarıyla hazırlayın
Müşteri veya tedarikçi bazında dönem başı bakiyesi, dönem içi faturalar, tahsilat ve ödemeler, iade ve mahsup hareketlerini listeleyin. Her satırda belge numarası ve tarih bulunmasına dikkat edin. Toplu banka ödemesi birkaç faturayı kapatıyorsa, karşı tarafla yapılan dağılımı yazılı şekilde saklayın. Farklı para birimi veya birden fazla şirket hesabı söz konusuysa ilgili hareketleri ayrı gösterin.
Farkları cevap ve dayanakla çözün
Karşı tarafın kaydetmediği fatura, işletmeye ulaşmamış ödeme dekontu veya yanlış mahsup gibi ihtimalleri araştırın. Teyit talebini doğru dönem ve bakiye üzerinden iletin. İtiraz varsa yalnızca bakiye tutarını değiştirmek yerine dayanak işlemi netleştirin; iade veya fiyat farkı belgelerini ilk kayıtla ilişkilendirin. Türk Ticaret Kanununda cari hesaba ilişkin hükümler yer alır; tarafların sözleşme ve ticari ilişki şartları ayrıca değerlendirilmelidir.
Kapanış ve arşiv sorumlusu atayın
Mutabakatı hazırlayan ve onaylayan kişiyi belirleyin. Açık farklar için sorumlu ve tamamlanma tarihi verin; düzeltme yapıldığında karşı tarafın yeni ekstresini kontrol edin. E-posta teyitlerini, imzalı yazıları ve muhasebe fişlerini aynı cari hesap dosyasında saklayın. Mutabakat, tek başına borcun hukuki niteliğine ilişkin görüş yerine geçmez.
Karşı tarafın yanıtını ve fark çözümünü arşivleyin
Mutabakat e-postası veya elektronik teyit, hangi tarihte hangi bakiye için alındığı belli olacak biçimde saklanmalıdır. Karşı tarafın cevabında itiraz edilen kalemler varsa, her biri için fatura, iade, ödeme veya mahsup belgesi isteyin. Fark üzerinde anlaşmaya varılmadıysa, raporda “mutabık” gibi göstermek yerine açık tutar ve takip sorumlusunu yazın. TTK cari hesap hükümleri ve tarafların sözleşme şartları hukuki sonuç doğurabileceğinden, mutabakat metnini imzalamadan veya bakiye kabulü yapmadan önce somut ilişkiyi değerlendirin.
Mutabakatın kapsam ve tarihini açık yazın
Teyit belgesinde hangi tarih itibarıyla bakiye istendiğini ve hangi şirket hesabının kapsamda olduğunu belirtin. Birbiriyle bağlantılı ancak ayrı tüzel kişilere ait hesapları tek bir bakiye gibi birleştirmeyin. Cari hesap sözleşmesi veya dönem sonu hesap özeti varsa, işletme içi raporla birlikte arşivleyin. Bakiye kabulü veya itirazı hukuki süre ve sonuç doğurabilecekse, işlemi yürütmeden önce sözleşme ve güncel kanun metnini uzmanla inceleyin. Muhasebe ekibi, mutabakat sonucundaki farkları resmi belge oluşmadan silmemeli veya açıklamasız mahsup etmemelidir.
Teyit sonucunu dönem sonu cari hesap raporuna aktarın ve farkın çözüm durumunu izleyin.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
Ankara genelindeki işletmeler için cari hesap ve muhasebe mutabakatı konusunda SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.