Dönem kapanışında mal veya hizmet alınmış olduğu halde faturanın henüz ulaşmadığı işlemler çıkabilir. Belgeyi beklemek ya da tahmini tutarı kesin kayıt gibi işlemek yerine, sipariş, teslim ve sözleşme koşullarını inceleyip muhasebe sorumlusuyla uygun yaklaşımı belirlemek gerekir. Yanlış döneme bırakılan işlem raporların karşılaştırılabilirliğini ve sonraki ayın mutabakatını bozabilir.
Açık teslim ve fatura listesini çıkarın
Satın alma siparişlerini, mal kabul veya hizmet onaylarını ve gelen faturaları aynı referansla izleyin. Teslim tamamlanmış ancak fatura yoksa tedarikçi, belge beklenen tarih ve işlem kapsamını kaydedin. Kısmi teslim varsa tamamlanan miktarla bekleyen kısmı ayırın. Sözleşmedeki hizmet dönemi ile fatura döneminin farklı olduğu durumlarda kapsamı ve belge tarihini birbirine karıştırmayın.
Belge saklama ve kayıt düzeni için Vergi Usul Kanunu mevzuatını GİB’in resmi kaynaklarından kontrol edin. Dönemsellik veya gider kaydıyla ilgili uygulama işlem özelliklerine ve güncel kurallara bağlıdır. Tutarı ya da kaydın niteliğini yalnızca bu genel içerikten çıkarmayın.
Kapanış kararını belgeleyin
İşletmenin muhasebe politikası doğrultusunda, belge henüz ulaşmamış kalemlerin nasıl ele alınacağını yetkili uzmanla belirleyin. Kullanılan tahmin veya düzeltmenin dayanağını, hesaplama yöntemini, onaylayan kişiyi ve beklenen faturayı kaydedin. Fatura geldiğinde önceki tahminle farkı karşılaştırın, gerekli düzeltmeyi önceki işleme bağlayın. Böylece sonraki dönem kayıtları yeni baştan araştırma gerektirmez.
Tekrarlayan gecikmeyi tedarik sürecinde çözün
Aynı tedarikçilerden faturalar düzenli geç geliyorsa sipariş şartlarını, teslim teyidini ve fatura gönderim kanalını gözden geçirin. Eksik belge listesine sorumlu ve takip tarihi ekleyin; dönem kapandıktan sonra da açık kalemleri devredin. Ankara genelinde muhasebe kapanış süreciniz için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.
Eksik belge listesini dönem kapanışına bağlamak
Eksik faturayı fark ettiğinizde ilk iş, işlemin gerçekten gerçekleşip gerçekleşmediğini ve belgenin hangi tarihte düzenlenmesi gerektiğini olayın belgeleriyle anlamaktır. Sipariş, teslim, hizmet kabulü, yazışma ve banka hareketi birbirini desteklemelidir; tek bir ekran görüntüsü veya ödeme kaydı her durumda yeterli belge sayılmaz. Tedarikçiden belge bekleniyorsa talebin tarihi, ilgili işlem ve sorumlu kişi kaydedilebilir. Böylece kapanış toplantısında “gelmedi” notunun hangi adımlardan sonra oluştuğu görülebilir.
Kapanış listesinde belgeyi bekleyen işlemler, muhasebeye ulaşmış ancak sınıflandırılmamış evraklar ve dönem sonrasına sarkan belgeler ayrı işaretlenmelidir. Muhasebe kaydı için tahmini tutar kullanmak, belgesiz işlemi kesin gider gibi göstermek veya belge tarihini geriye almak doğru bir varsayım değildir. Her özel durumda Vergi Usul Kanunu ve GİB düzenlemeleri esas alınmalı, belgenin düzenlenme ve kayıt zamanı işlem bazında değerlendirilmelidir.
Aylık rutinde satış faturalarının numara sırası, e-belge portalındaki durumlar, banka tahsilatları ve müşteri hesapları karşılaştırılabilir. Alış tarafında ise sipariş/teslim kayıtları ile gelen faturalar eşleştirilir. Mutabakat farkı varsa kapanıştan önce tedarikçi veya ilgili departmandan açıklama istenir. Bu yöntem eksik belgenin vergi etkisini tek başına çözmez; ancak hatayı erken görünür kılar ve düzeltme için zaman kazandırır. Ankara genelinde defter ve beyan süreçlerinde destek için BRC hizmetlerine göz atabilir ya da telefonla ulaşabilirsiniz.