E-ticarette tek sipariş; ödeme kuruluşu, banka, kargo, fatura ve müşteri hizmetleri sistemlerinde ayrı kayıtlar oluşturabilir. Bu kayıtlar sipariş numarası veya tutarlı bir referansla birbirine bağlanmazsa tahsilat ile satış belgesi arasındaki farkı açıklamak güçleşir. İade, iptal ve kısmi teslim gibi durumlar da dönem sonu mutabakatını etkiler. Bu nedenle günlük işlem akışını baştan sona izlenebilir kılmak gerekir.
Siparişten faturaya iz
Siparişin oluştuğu tarih ve numarayı; ödeme yöntemi, tahsilatın hesaba geçtiği tarih, teslimat durumu ve fatura kaydıyla birlikte saklayın. Platform komisyonlarını veya kesintilerini satış tutarıyla karıştırmayın; mutabakat raporunda brüt tahsilat, kesinti ve net ödeme ayrımını görünür tutun. Bankaya toplu ödeme geldiğinde, hangi siparişlerin bu tutara dahil olduğunu gösteren platform dökümünü ilişkilendirin.
İptal ve iadelerde belge bağı
İptal veya iade olduğunda ilk sipariş kaydını silmek yerine, düzeltme işlemini onunla ilişkilendirin. İade talebi, ürünün geri alınması, ödeme iadesi ve belge işlemlerinin tarihlerini ayrı ayrı not edin. Kısmi iadede etkilenen ürün veya hizmet kalemini belirtin. Böylece cari hesap bakiyesi ve dönem raporu yalnızca toplam rakamdan değil, hangi olayların bu rakamı oluşturduğundan hareketle incelenebilir.
Günlük mutabakat rutini
Her gün platform sipariş raporu ile ödeme kuruluşu hareketlerini, banka hesabına geçen tutarları ve düzenlenen belgeleri karşılaştırın. Farkı gördüğünüzde tutar, sipariş referansı, olası neden ve takip sorumlusunu kaydedin. Bir farkı açıklamak için tahmin yürütmeyin; ilgili kurumun raporunu ve işlem belgesini bulun. Elektronik belge ve vergi uygulamalarında güncel teknik duyurulara GİB e-Belge portalından bakın.
BRC Mali Müşavirlik, e-ticaret yapan işletmelerin muhasebe süreçlerini Ankara genelinde değerlendirmeye yardımcı olur. Hizmetlerimiz hakkında bilgi alın veya SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayın.