Şirketin muhasebe kayıtlarından ayrı olarak tuttuğu pay defteri veya yönetim kurulu karar defteri gibi ticari defterler, elektronik ortamda oluşturma ve saklama süreçlerine tabi olabilir. Ticaret Bakanlığının Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) duyuruları ile bu defterlerin kapsamı ve şirketlerin geçiş durumu hakkında güncel bilgi yayımlanmaktadır. İşletme, kendi şirket türü ve tabi olduğu özel kuralları kontrol etmeden başka bir şirketin uygulamasını kopyalamamalıdır.
Şirketinizin kapsamını belirleyin
Şirket türünü, kuruluş tarihini, esas sözleşme değişikliklerini ve Bakanlık iznine tabi olup olmadığını gözden geçirin. ETDS sitesindeki güncel tebliğ, yol haritası ve sıkça sorulan soruları okuyarak hangi defterlerin sistemde tutulması gerektiğini belirleyin. Duyurular değişebildiği için eski bir sunum veya blog yazısındaki geçiş tarihini tek kaynak kabul etmeyin.
Karar ve pay bilgilerini sistemle uyumlu hazırlayın
Yetkili organ kararlarının tarihi, sayısı, imza veya onay bilgileri ve şirket kayıtları tutarlı olsun. Kağıt defterden elektronik sisteme geçiş varsa mevcut defterlerin kapanış ve saklama durumunu resmi kılavuza göre yönetin. ETDS’ye yüklenen kararların belge sürümü, ekleri ve şirket içi arşivdeki kopyası aynı olmalıdır. Sisteme erişim sağlayan yetkilileri iş değişikliğinde güncelleyin.
Muhasebe ve kurumsal arşivi ayrı ama bağlantılı tutun
ETDS’de tutulan ticari kararlar, sermaye hareketi, temsil değişikliği veya ortaklık işlemi doğurabilir. Bu kararların ilgili MERSİS, banka ve muhasebe kayıtlarına etkisini ayrıca takip edin. Karar defteri bir muhasebe defteri değildir; belgeler birbirinin yerine geçmez. Şirketinizin kapsamı veya geçiş şartı belirsizse Ticaret Bakanlığı duyurularını ve uzman görüşünü esas alın.
ETDS geçişinde görev ve takvim belirleyin
Şirketin hangi defterleri tuttuğunu, mevcut kağıt defterlerin kapanış durumunu ve ETDS kullanacak sorumluyu bir geçiş listesinde toplayın. Ticaret Bakanlığının duyuru ve kılavuzlarında şirket türüne göre farklı geçiş yükümlülükleri bulunabileceğini göz önüne alın. Kararları sisteme yüklemeden önce imza ve ekleri, şirket içi kayıtla karşılaştırın. Başvuru ya da defter oluşturma sonucunu doğrulayıp referansını saklayın. İlgili şirketin geçiş zamanı veya istisnası belirsizse, genel duyuruya bakarak otomatik sonuç çıkarmayın; Bakanlık kaynağı veya ticaret sicili birimiyle teyit edin.
Şirket defterlerini ve muhasebe arşivini karıştırmayın
ETDS kapsamında tutulan ticari defterlerin amacı ve saklama yöntemi, muhasebe kayıtlarından farklı olabilir. Yönetim kurulu veya genel kurul kararları şirket organlarının işlemlerini; yevmiye ve envanter kayıtları ise muhasebe hareketlerini izler. Her iki dosya arasında referans kurun ancak birinin diğerinin yerine geçtiğini varsaymayın. Bakanlığın güncel ETDS yol haritasını takip edip şirketin tabi olduğu geçiş kuralını kayıt altına alın. Kullanıcı rolü, karar yükleme ve belge doğrulama sorumlularını belirleyerek erişimleri düzenli gözden geçirin.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki şirketlerin mali ve kurumsal kayıt düzenine destek verir. 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.