KDV tevkifatı bulunan işlemlerde fatura kaydı tek başına yeterli kontrol sağlamaz. Hizmet veya malın kapsamı, tarafların işlemdeki rolü, düzenlenen belgenin açıklaması ve beyan süreci birbiriyle uyumlu olmalıdır. İşletme işlemi yalnızca faturadaki ifadeye bakarak sınıflandırırsa sözleşme ve gerçek ifa bilgisi gözden kaçabilir. Bu nedenle satın alma veya satış aşamasında dayanak belgeleri birlikte inceleyen bir akış kurun.
İşlem dosyasını belgeyle destekleyin
Dosyada teklif veya sözleşme, sipariş, hizmetin yapıldığını gösteren teslim/kabul kaydı ve fatura referansı yer alsın. Tevkifatla ilgili açıklamanın hangi işlem koşullarına dayandığı anlaşılabilsin. İş kapsamı sonradan değiştiyse ek protokol veya yazışmayı ilk belgeyle bağlayın. Fatura kaydına eklenen açıklama, hangi belge setinin kontrol edildiğini ve kimin onay verdiğini göstermelidir. Belge eksikse varsayım üretmek yerine açık iş listesine alın.
Tevkifat uygulaması ve KDV beyanı hakkında resmi başvuru için GİB’in KDV Genel Uygulama Tebliği kaynaklarını ve güncel Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularını inceleyin. İşlem türü ve tarafların niteliği sonucu etkileyebileceğinden, geçmişte kullanılan oranı başka bir işlem için doğrudan kopyalamayın.
Beyan öncesi karşılaştırma yapın
Satış ve alış kayıtlarını dönem, belge türü ve işlem referansına göre gözden geçirin. Tevkifata tabi olduğu düşünülen kalemleri, sorumlu sıfatıyla beyan edilecek tutarları ve karşı taraf belgelerini yetkili kişi kontrol etsin. İptal veya düzeltme varsa ilk kaydı silmeyin; düzeltme belgesini asıl işlemle ilişkilendirin. Beyan dönemi kapanmadan açık kalan belgeleri ve teyit bekleyen koşulları yöneticinin dikkatine sunun.
Kontrol sonucunu izlenebilir bırakın
Her işlem için dayanak, inceleyen kişi, karar tarihi ve beyanda kullanılan referansı kaydedin. Tekrarlanan belirsizliklerde satın alma ekibine işlem türü ve sözleşme kapsamı giriş alanları ekleyin. Ankara genelinde mali süreçler için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerine bakabilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Somut vergisel sonuç güncel resmi kurallar ve işlem dosyasıyla belirlenmelidir.
İş akışında mutabakatı nasıl kurmalı?
Tevkifatın doğru uygulanması için yalnızca faturadaki oranı kontrol etmek yeterli değildir. Önce hizmetin fiilen ne olduğu, işin kim tarafından kime sunulduğu, alıcının tevkifat uygulamakla yükümlü olup olmadığı ve işlemin mevzuattaki ilgili kapsamla örtüşüp örtüşmediği birlikte değerlendirilmelidir. Sözleşmedeki tanım ile faturadaki açıklama ve gerçekleşen iş farklıysa, bu fark sonradan açıklama ihtiyacı doğurabilir. Bu nedenle sipariş, sözleşme, iş teslim tutanağı, varsa hakediş ve fatura aynı dosya düzeninde saklanmalıdır.
Fatura kayda alınırken matrah, hesaplanan KDV, tevkif edilen bölüm ve karşı taraftan tahsil edilecek tutar ayrı ayrı izlenmelidir. Beyan döneminde satış kayıtları, alış kayıtları ve karşı taraf teyitleri yan yana getirilerek olağan dışı farklar araştırılabilir. Dönem kapandıktan sonra bulunan bir hata için otomatik düzeltme yöntemi varsaymak yerine işlemin niteliğine ve güncel GİB açıklamalarına göre mali müşavirle değerlendirme yapılmalıdır. Özellikle iptal, iade ve fiyat farkı belgelerinin ilk faturayla bağlantısını kuran referans bilgileri kaybetmemek gerekir.
Ankara genelinde faaliyet gösteren işletmelerde birden çok şube veya müşteri varsa, aynı kontrol listesi her iş dosyasında kullanılabilir. BRC Mali Müşavirlik olarak belge akışınızı ve dönem kapanış rutininizi değerlendirirken gerçek işlem belgeleri üzerinden ilerliyoruz; iletişim için 0 544 956 76 26 numarasını arayabilir veya hizmetlerimizi inceleyebilirsiniz.