İşletme hesabından yapılan her çıkışın ticari niteliği, dayanağı ve ilgili kişiyle bağlantısı anlaşılabilir olmalıdır. Ortakların kişisel harcamaları, şirket adına yapılan masraflar ve şirkete aktarılan kaynaklar aynı açıklama altında tutulursa cari hesap ve gider değerlendirmesi zorlaşır.
Ödeme öncesinde harcamanın hangi faaliyetle ilgili olduğunu, kimin talep ettiğini, hangi belgeye dayandığını ve onay sürecini kaydedin. Fatura veya diğer dayanak belge şirket bilgileriyle uyumlu olmalı; ödeme dekontu doğru cari hareketle ilişkilendirilmelidir. Ortak tarafından karşılanan şirket giderinde de belge, ödeme kanıtı ve işletmeye aktarım biçimi birlikte saklanmalıdır. Şirket hesabından kişisel kullanım için yapılan ödemelerin niteliğini gizlemek yerine, durumuna uygun kayıt ve açıklamayla ele alınması gerekir.
Aylık kontrolde banka ekstresi ile muhasebe fişlerini karşılaştırın. Ortak cari hesap bakiyelerini, avansları ve masraf iadelerini ayrı izleyin; aynı hareketin iki kez kaydedilip kaydedilmediğini ve eksik belgenin bulunup bulunmadığını kontrol edin. Açıklama alanına yalnızca “ödeme” yazmak yerine, işleme geri dönüldüğünde anlaşılmasını sağlayacak tarih, işlem ve belge referansı kullanın.
Kayıt yöntemi şirket türüne, sözleşmelere ve işlemin gerçek niteliğine göre değişebilir; vergi sonucu doğurabilecek kararlar belge üzerinden değerlendirilmelidir. BRC Mali Müşavirlik, muhasebe ve cari hesap düzeninin kurulmasına Ankara genelinde destek verir. Hizmet kapsamını inceleyin ya da SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayın. Resmî vergi duyuruları için GİB sitesini kullanın.