Mal sevkiyatında belgenin elektronik ortamda düzenlenmesi, işletmenin sipariş ve teslim sürecini de doğru kaydetmesini gerektirir. Depo çıkışı, taşıma bilgisi, teslim alan taraf ve sonradan oluşan iade gibi adımlar farklı sistemlerde tutuluyorsa, muhasebe ve stok verileri birbiriyle bağlanmayabilir. e-İrsaliye kullanan işletmeler belgeyi tek başına arşivlemek yerine, sevkiyatın bütün işlem zincirine eklemelidir.
Sevk öncesi kaynak bilgileri kontrol edin
Sipariş veya satış kaydındaki alıcı bilgisi, ürün kodu, miktar ve birim bilgilerini depo hazırlığıyla karşılaştırın. Koli, paket ve adet gibi ölçülerin dönüşüm kuralı işletmede açık olsun. Sevkiyat bölünüyorsa her araç veya teslimat için hangi belgenin düzenlendiğini izleyin. GİB’in güncel e-Belge teknik kılavuzları ve uygulama açıklamaları, sistem işlemlerinde esas alınmalıdır; eski ekran görüntülerine veya üçüncü taraf anlatımlarına dayanarak süreç kurmayın.
Fiilî hareket ile elektronik kaydı eşleştirin
Belge oluşturulduktan sonra iptal, ret, kabul, teslim edilememe veya kısmi teslim gibi durumların sistemde nasıl sonuçlandırıldığını kontrol edin. Depo görevlisinden teslim kanıtı veya taşıma kaydı alın; malın fiilî hareketiyle stok programındaki çıkış tarihini karşılaştırın. Alıcıya fatura düzenlendiğinde fatura ile irsaliye arasında belge numarası veya sipariş referansı üzerinden bağlantı kurun.
İade ve farkları kapatmadan bırakmayın
Teslim edilen miktar siparişten farklıysa, farkın sebebini ve kimin onayladığını kaydedin. İade edilen malları yeni sevkiyatla karıştırmayın; ilk sevk belgesine ve satış kaydına referans verin. Dönem kapanışında sevk listesi, fatura listesi ve stok hareketlerini karşılaştırarak faturası veya teslim kaydı eksik kalan işlemleri bulun. Elektronik belgelerin saklama ve erişilebilirlik şartlarını belge türüne göre güncel GİB rehberinden teyit edin.
Gönderim yoğunluğuna göre istisna kontrolü ekleyin
Sevkiyatların gün içinde birden fazla depodan veya farklı taşıyıcılardan çıkması halinde, her çıkış noktasının e-belge düzeni ve yetkili kullanıcılarını netleştirin. Sistem kesintisi, yanlış ürün miktarı veya alıcının teslimatı kabul etmemesi gibi durumlarda uygulanacak adımı önceden belirleyin. Bu prosedürü güncel GİB teknik kılavuzuyla karşılaştırın; kağıt belgeye geçiş veya iptal yöntemleri için eski uygulamaları kullanmayın. Gün sonu raporunda düzenlenen belgeleri depo çıkışları ve fatura kesim listesiyle mutabık hale getirin.
Depo ve muhasebe ekiplerini aynı referansta buluşturun
Belge numarası, sipariş kodu ve sevk tarihi gibi ortak bir referans belirleyin; depo çıkış listesi, e-İrsaliye ve faturada bu bağı koruyun. Taşıyıcı veya teslim alan kişi değiştiğinde güncel bilginin belgeye nasıl işlendiğini kontrol edin. Dönem sonunda eşleşmeyen sevkiyatları ayrı bir raporla yönetime bildirin; eksik fatura, yanlış stok çıkışı veya iade olasılığını işlem bazında araştırın. Ekipler arası kısa bir kapanış kontrolü, belgelerin farklı sistemlerde bulunmasına rağmen aynı satışla ilişkilendirilememesi sorununu azaltır.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
Ankara genelindeki işletmeler e-belge ve kayıt süreçleri için SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilir.