Düzenli hizmet ve aboneliklerde sözleşme tarihi unutulduğunda işletme kullanmadığı hizmet için ödeme yapmaya devam edebilir veya yenileme öncesinde fiyat değişikliğini değerlendirmeye zaman bulamayabilir. Sözleşme takvimi, yalnızca hukuki bir dosya listesi değil; fatura, bütçe ve hizmet sahipliğini buluşturan bir kontrol aracıdır.
Kayıt akışını tasarlayın
Her sözleşme kaydına karşı taraf, hizmet sahibi, başlangıç ve bitiş tarihi, bildirim/iptal penceresi, fiyat değişikliği şartı ve belge konumunu ekleyin. Süreler ve yükümlülükler metne göre değiştiği için takvim alanlarını sözleşmeyi okuyarak doldurun; hazır varsayımla tarih üretmeyin. Yenileme öncesi hizmetin halen kullanılıp kullanılmadığını, kullanıcı sayısını ve bütçe sahibinin onayını kontrol edin. Yeni fiyat teklifi geldiyse eski ve yeni koşulları aynı dosyada karşılaştırın.
Resmi kaynağı kontrol edin
Fatura geldiğinde sözleşmedeki dönem ve bedelle eşleştirin. Ek hizmet veya kullanıcı artışı varsa bunun talep ve onay kaydı bulunmalı. İptal kararı verilmişse karşı tarafa bildirimin gönderildiğini ve son hizmet tarihini kaydedin; yalnızca iç karar, sözleşmedeki bildirim adımının yerine geçmeyebilir. Muhasebe kaydında sözleşme referansına yer vermek, düzenli ödemenin nedenini sonraki dönemde bulmayı kolaylaştırır.
Dönemsel izleme ve sorumluluk
Aylık olarak önümüzdeki 60–90 gün içinde yenilenecek sözleşmeleri gözden geçirmek işletmenize uygun bir iç takvim olabilir; bu bir yasal süre değil, planlama örneğidir. Paylaşımlı listede sorumluyu ve son kontrol tarihini belirtin, metin erişimini yetkililerle sınırlayın. Ankara genelinde mali süreçler için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerine bakabilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Sözleşme yorumu gerektiğinde hukuk uzmanından destek alın.
Yenileme kararına hizmet sahibini dahil edin
Finans ekibi sözleşme tarihini takip etse de hizmetin gerçekten kullanılıp kullanılmadığını en iyi iş birimi bilir. Yenileme öncesi hizmet sahibi, kullanıcı sayısını ve beklenen faydayı değerlendirsin; satın alma veya yönetici yeni koşulları onaylasın. Fiyat teklifi, mevcut sözleşme ve iptal bildirimi aynı referans altında dursun. Tedarikçiyle yapılan görüşme yazılı teyitle sonuçlandırılsın. Böylece fatura muhasebeye ulaştığında hangi hizmetin hangi dönem için alındığı açıklanabilir.
Sözleşme sahibi işten ayrılır veya görev değiştirirse yeni sorumluyu sistemde güncelleyin; bildirimin yalnızca eski kişinin e-postasına gitmesi yenileme fırsatını kaçırabilir. İptal bildiriminin gönderim kanalı ve alındı kanıtını saklayın. Sözleşme listesine müşteri veya çalışanların gereksiz kişisel verisini eklemeyin. Her kayıt için güvenli belge konumuna bağlantı vermek, dosyanın farklı kopyalarının paylaşılmasını azaltır.
Yenileme toplantısı kararını tarih, katılımcı, seçilen seçenek ve sorumlu ile not edin. Hizmet sürdürülüyorsa yeni bedel ve kapsamı muhasebe ekibine iletin; iptal ediliyorsa son fatura dönemini takip edin. Yalnızca sözleşme klasörüne kaydedilen karar, uygulama ekiplerine ulaşmayabilir. İlgili satın alma ve ödeme akışlarında yeni koşulların göründüğünü kontrol edin.
Takvimde yenileme uyarısını ilgili kişilere önceden gönderin ve karar için gereken belge bağlantısını ekleyin. Böylece süre yaklaşınca sözleşme metni, kullanım durumu ve yeni fiyat aynı değerlendirmede ele alınabilir.