Şirket hesabına ortak tarafından para yatırılması, her durumda aynı hukuki ve muhasebe niteliğini taşımaz. İşlem sermaye taahhüdünün yerine getirilmesi, şirkete verilen borç, masraf iadesi ya da başka bir ilişki olabilir. Banka dekontundaki kısa açıklama bu ayrımı tek başına kurmaz. Şirket, para hareketinin hangi karara, sözleşmeye ve kayıt türüne dayandığını transfer yapılırken açıklığa kavuşturmalıdır.
İşlemden önce dayanağı belirleyin
Ortaklar ve şirket yetkilileri, kaynağın sermaye olarak mı yoksa borç olarak mı aktarılacağına şirket türü ve geçerli mevzuata göre karar vermelidir. Şirket organı kararı gerekiyorsa, kararın tarihini, tutarını ve işlem amacını banka hareketiyle ilişkilendirin. Sermaye artırımı veya esas sözleşme değişikliği gibi tescile tabi işlemler, sadece banka transferi ile tamamlanmış sayılmaz; MERSİS ve ticaret sicili adımları ayrıca değerlendirilir.
Ödeme zincirini kayıt altına alın
Her hareket için gönderen, alıcı hesap, tarih, tutar, açıklama ve işlem referansını saklayın. Şirket hesabından ortağa geri ödeme yapılırsa ilk aktarımın hangi kısmıyla mahsuplaştığını gösterin. Birden fazla ortağın katkısı varsa kişileri ve bakiyeleri birbirine karıştırmayın. Banka ekstresi ile yevmiye kaydını dönemsel olarak karşılaştırın; açıklaması olmayan transferleri ay sonunda toplu şekilde sınıflandırmayın.
Şirket türüne özgü kuralları doğrulayın
Anonim ve limited şirketlerde sermaye, ortaklık ve karar süreçleri farklı kurallara tabi olabilir. Şirketin nakit ihtiyacı için alınan ortak kredisi ile sermaye koyma işleminin vergi ve ticaret hukuku etkileri de aynı değildir. Somut işlem belgelerini mali müşavir ve gerektiğinde hukuk uzmanıyla inceleyin; örnek bir kayıt şablonunu hukuki karar yerine kullanmayın.
Ortak bakiyelerini dönemsel mutabık hale getirin
Ortaklardan gelen para ve ortaklara yapılan ödemeler için kişi bazında açılış bakiyesi, işlem açıklaması, dayanak belge ve kapanış bakiyesi izleyin. Transfer açıklamasında yalnızca “ödeme” veya “aktarım” yazıyorsa işlem amacını sonradan e-posta veya karar kaydıyla tamamlayın. Ortak şirkete masraf ödemişse harcama belgesini, iade yapılmışsa dekontu işlemle ilişkilendirin. Hesap bakiyesinde uzun süre kapanmayan tutar varsa, bunun sermaye mi, borç mu yoksa başka bir işlem mi olduğunu şirket belgelerine bakarak değerlendirin.
Fon aktarımına ilişkin kararları ve ödeme planını saklayın
Şirkete sağlanan kaynağın geri ödenecek olup olmadığı, varsa vade ve ödeme şartları, şirket yetkili organının kararıyla veya uygun sözleşmeyle açık hale getirilmelidir. Transfer tutarı birden fazla tarihte gönderiliyorsa her parçayı aynı işlem referansına bağlayın. Geri ödeme veya mahsup gerçekleştiğinde kalan bakiyeyi yeniden hesaplayıp ortak kayıtlarıyla karşılaştırın. Faiz, vergi, ilişkili taraf işlemi veya sermaye taahhüdü gibi sonuçlar doğurabilecek hususları genel bir banka kaydından çıkarmayın; somut belgeler üzerinden uzman görüşü alın.
Resmî kaynaklar
- Ticaret Bakanlığı şirketler ve ticaret sicili mevzuatı
- Ticaret Bakanlığı MERSİS
- GİB Vergi Usul Kanunu
BRC Mali Müşavirlik
Ankara genelindeki şirketler için sermaye ve muhasebe kayıtları hakkında SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.