Şirket genel kuruluna hazırlanmak, toplantı davetini göndermekten daha geniş bir iç çalışma gerektirir. Yönetim ekibinin finansal bilgileri, açık yükümlülükleri ve toplantıda görüşülmesi beklenen kararları ortaklar için tutarlı hale getirmesi gerekir. Şirket türü, esas sözleşme, toplantı gündemi ve tabi olunan özel mevzuat; çağrı, belge ve karar usulünü etkileyebilir. Genel bir internet kontrol listesi, şirketinizin resmi yükümlülüklerinin yerine geçmez.
Gündemi finansal kayıtlarla ilişkilendirin
Toplantıda görüşülecek mali konuları önceki dönem kayıtları, bilanço veya işletme raporu ve dayanak belgelerle eşleştirin. Yönetim organı kararlarının hangi konuları genel kurulun değerlendirmesine sunacağını belirleyin. Açık alacak, borç, yatırım veya finansman kalemi varsa tutar ve dönem bilgisini doğrulayın. Muhasebe kapanışı tamamlanmamışsa raporu kesin mali tablo gibi sunmayın.
Ortaklara gidecek dosyanın sürümünü sabitleyin
Gündem, karar taslağı, finansal özet ve ilgili eklerin kim tarafından hazırlandığını ve hangi tarihte onaylandığını kaydedin. Her ortağa aynı sürümün ulaştığından emin olun. Hassas çalışan veya müşteri verilerini gereksiz yere toplantı dosyasına eklemeyin. Elektronik toplantı veya karar sistemi kullanılacaksa Ticaret Bakanlığının ilgili şirket türüne yönelik güncel duyurularını ve şirket esas sözleşmesini kontrol edin.
Toplantı sonrasında kararları takip edin
İmzalı kararları ve varsa karşı oyları şirket kayıtlarında saklayın. Tescil veya ilan gerektiren işlem çıkmışsa MERSİS ve ticaret sicili sürecini ayrıca izleyin. Kararın banka, vergi, personel veya muhasebe kaydına etkisi varsa görev ve sorumlu belirleyin. ETDS kapsamındaki defterlere yapılacak kayıtları da sistemin güncel usulüne göre yönetin.
Toplantı dosyasına veri sorumlusu atayın
Finansal tablo ve ekleri hazırlayan kişiyi, veriyi gözden geçirecek yöneticiyi ve toplantı dokümanını ortaklara iletecek yetkiliyi belirleyin. Belgelerdeki dönem, para birimi ve şirket bilgisi aynı olmalıdır. Toplantı gündeminde bulunan sermaye, yönetim veya karara bağlanacak diğer konular için ilgili karar taslaklarını yetkili hukuk ve mali uzmanlarla gözden geçirin. Ortaklara sunulan özetlerde dayanak belgelerin nerede bulunduğunu belirtin; toplantı sonrası nihai imzalı kararı ve eklerini resmi şirket arşivine aktarın.
Toplantı sonrası her karara uygulama sorumlusu ve takip tarihi atayın. Tescil veya ilan gerekip gerekmediğini ilgili karar türü için resmi sicil ve mevzuat kaynağından teyit edin.
Toplantı gündemindeki mali verileri sınıflandırın
Ortaklara sunulacak gelir, gider, nakit ve borç bilgilerini aynı dönem ve muhasebe kapanış durumuna göre hazırlayın. Yönetim tarafından hazırlanan özetin resmi mali tablo olmadığını, geçici verilerin ayrıca etiketlenmesi gerektiğini belirtin. Gündem maddesi ek finansman, yatırım veya şirket yetkisi değişikliği içeriyorsa, kararın muhtemel vergi, sicil veya banka adımlarını mali müşavir ve hukuk uzmanıyla inceleyin. Toplantı tutanağında alınan karar ile sonradan uygulanan muhasebe fişinin referansını ilişkilendirin.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki şirketlere finansal kayıt ve mali müşavirlik süreçlerinde destek verir. 0 544 956 76 26 numarasından iletişime geçebilirsiniz.