Puantaj tablosu, bordroya aktarılacak çalışma verisinin önemli kaynaklarından biridir; ancak tek başına bordro doğruluğunu garanti etmez. Vardiya değişiklikleri, yıllık izin, rapor, devamsızlık ve fazla çalışma kayıtları farklı kişilerce güncelleniyorsa dönem sonunda aynı olay birkaç farklı biçimde görünebilir. Düzenli veri akışı ve sorumlu onayı, hem çalışan sorularını yanıtlamayı hem de sonradan düzeltme gerektiren farkları erken yakalamayı kolaylaştırır.
Kaynak ve sorumluyu belirleyin
Puantajın hangi sistemden veya belgeden üretildiğini, veriyi kimin girdiğini ve yöneticinin nasıl onayladığını açıkça belirleyin. Her güncellemede tarih, çalışan, değişiklik nedeni ve dayanak kaydı izlenebilmelidir. İzin talebi, hastalık bildirimi veya vardiya değişikliği gibi kalemler ilgili onay süreci tamamlandıktan sonra bordro hazırlığına aktarılmalıdır. Sonradan değişiklik yapılıyorsa ilk veriyi sessizce silmek yerine düzeltme kaydı ve onay notu oluşturun.
Eksik gün veya çalışılmayan süreye ilişkin kod ve bildirimlerin kullanımı somut duruma göre değişebilir. İşverenin puantaj verisini, iş sözleşmesi ve fiili durumla tutarlı biçimde kontrol etmesi gerekir. SGK’nın İşveren uygulamaları ve güncel bildirim açıklamaları resmi başvuru noktalarıdır. Mevzuat süresi veya kod seçimi hakkında karar verirken, genel yazı yerine güncel resmi açıklamayı ve işyerinin özel durumunu esas alın.
Bordro kapanışı için kontrol sırası kurun
Dönem kapanışından önce puantaj, izin bakiyesi, vardiya çizelgesi ve ücret parametrelerini aynı tarih aralığı için karşılaştırın. Yönetici onayı bekleyen fazla çalışma veya ek ödeme varsa, bordroya aktarılmadan önce belgelendirildiğinden emin olun. Bordro programına yapılan aktarım sonrasında toplam gün ve saatleri kaynak çizelgeyle örneklem yoluyla karşılaştırın. Fark bulunursa kaynağı belirleyip düzeltme yetkisini ilgili kişiye verin; kontrolü yapan kişinin de düzeltme sonucunu teyit etmesini sağlayın.
Çalışma süreleri ve fazla çalışma uygulamasına ilişkin resmi metinleri Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının Çalışma Süreleri Yönetmeliği ve Fazla Çalışma Yönetmeliği üzerinden inceleyin. İşçinin çalışma biçimi ve sözleşmesi farklılık gösterebilir; tek bir puantaj şablonunu her işyerine uygun kabul etmeyin.
Çalışanla mutabakat ve kayıt saklama
Bordro özeti paylaşılırken kişisel verileri koruyan kanalı tercih edin. İzin, eksik gün veya fazla çalışma sorusu geldiğinde önce puantaj satırını, dayanak belgeyi ve onay notunu birlikte inceleyin. Uyuşmazlık görülürse dönemi, sorumlu kişileri ve yapılan düzeltmeyi yazılı kayda bağlayın. Dosyaların kimlerce görülebileceğini görev gereği sınırlandırın; saklama ve erişim düzenini işletmenin veri politikasıyla uyumlu tutun.
Ankara genelinde işveren, bordro ve mali müşavirlik süreçleri için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerine göz atabilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 üzerinden ulaşabilirsiniz. Somut iş hukuku ve ücret değerlendirmelerinde güncel resmi kaynakları ve yetkili uzman görüşünü kullanın.