İşletme hesabından yapılan ödeme, satın alma kararının doğru verildiğini veya malın teslim alındığını tek başına göstermez. Talep, teklif, sipariş, teslim ve banka ödemesi arasında izlenebilir bağ kurmak hem muhasebe düzeni hem de işletme iç kontrolü açısından önemlidir. Tedarikçinin banka hesabının e-posta ile değiştirildiği durumlarda, doğrulama yapılmadan ödeme göndermek yanlış hesaba para aktarılması riskini doğurur.
Satın alma ihtiyacını ve onayını kaydedin
Talep eden birim, ürün veya hizmetin amacı, miktarı, yaklaşık tutarı ve bütçe onayını satın alma kaydında gösterin. Farklı teklifler alındıysa seçilen tedarikçinin gerekçesini ve onaylayan kişiyi saklayın. Acil alımlarda işletmenin istisna prosedürünü uygulayın ve işlem sonrasında belgeleri tamamlayın. Çalışanların kişisel hesabından işletme adına ödeme yapılıyorsa iade ve dayanak evrakını ilişkilendirin.
Tedarikçi ana verisini bağımsız kanaldan doğrulayın
Yeni tedarikçi açarken ticaret unvanını, vergi bilgilerini ve fatura düzenleme bilgilerini resmi belge veya güvenilir kayıt üzerinden kontrol edin. Banka hesap değişikliği isteği geldiğinde, e-postaya yanıt vermekle yetinmeyin; önceden bilinen telefon veya iletişim kanalıyla işletme yetkilisine teyit alın. Değişiklik talebini kimlerin onaylayacağını yazılı hale getirin. Bu süreç, özellikle yüksek tutarlı veya ilk defa yapılacak ödemelerde faydalıdır.
Teslim, fatura ve dekontu eşleştirin
Mal kabul veya hizmet onayından sonra faturayı siparişle ve ödeme talimatını doğru tedarikçi kaydıyla karşılaştırın. Kısmi teslim veya fiyat farkı varsa açıklamasını belgeleyin. Ay kapanışında açık siparişleri ve ödenmiş fakat teslim edilmemiş kalemleri raporlayın. Muhasebe kaydı için gereken belge ve sınıflandırmayı mali müşavirle kontrol edin.
Banka değişikliğinde iki aşamalı teyit kullanın
Tedarikçi ödeme hesabı değişikliği talep ettiğinde ilk talebi kayda alın, fakat hesabı hemen güncellemeyin. Önceden doğrulanmış iletişim numarası üzerinden tedarikçinin yetkili kişisini arayıp talebi teyit edin. Banka hesap adının tedarikçi unvanıyla uyumunu kontrol edin ve güncellemeyi ikinci bir yetkilinin onayına bağlayın. Son değişiklik tarihi ile onay kaydını ana tedarikçi dosyasında tutun. Sahte veya ele geçirilmiş e-posta kaynaklı ödeme riskini azaltmak için bu adımı her hesap değişikliğinde tekrarlayın.
Yeni banka hesabına ilk ödemeden sonra dekontu ve tedarikçi teyidini tekrar karşılaştırın. Şüpheli talep varsa ödeme emrini bekletin ve işletmenin finans sorumlusuna bildirin.
Yeni tedarikçi açılışında çapraz kontrol yapın
Tedarikçi kartına girilen şirket unvanı, vergi kimliği ve banka hesap sahibi bilgilerini ayrı belgeler üzerinden karşılaştırın. Fatura düzenleyecek tarafın ödeme talimatındaki hesapla aynı tüzel kişi olduğundan emin olun; grup şirketleri veya aracılar varsa sözleşmedeki tarafı kontrol edin. İlk sipariş, teslim ve ödeme belgelerini aynı dosyada saklayın. Tedarikçi hesabındaki değişikliklerin kim tarafından ve hangi bağımsız kanaldan doğrulandığını kayıt altına alın. Bu yöntem, ödeme hatası ve mükerrer tedarikçi kartı oluşma ihtimalini azaltır.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işletmelerin satın alma, tedarikçi ve muhasebe kayıt süreçlerine destek verir. 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.