Satışa bağlı prim veya komisyon ödemeleri hesaplanırken hangi satışın hangi çalışan veya ekibe ait olduğu ve ödemenin hangi performans ölçütüne dayandığı açık olmalıdır. Sadece satış sistemindeki toplam tutarı bordroya aktarmak, iade, iptal veya tahsilat koşullarını gözden kaçırabilir. İşveren, prim planının yazılı ölçütlerini, hesaplama dönemini ve onay sorumlusunu çalışanlarla anlaşılır biçimde paylaşmalıdır.
Performans ölçütünü ve dönemi yazılı hale getirin
Prim hesabı satış adedi, ciro, tahsilat, kârlılık veya başka bir ölçüte dayanıyorsa, tanımı ve veri kaynağını belirtin. Dönem başlangıç ve bitiş tarihini, ekip değişikliklerini, müşteri portföyünün devrini ve hedef düzeltmelerini kaydedin. Birden fazla çalışanın katkısı bulunan satışlarda dağıtım yöntemini önceden belirleyin.
İade ve iptalleri hesaplamaya dahil edin
Satışın sonradan iptal olması, ürünün iade edilmesi veya faturanın düzeltilmesi halinde prim hesabının nasıl etkileneceğini politika veya sözleşme üzerinden inceleyin. İşlem gerçekleşmeden tahsilat bekleniyorsa, ödenen primin geri alınması veya sonraki döneme taşınması gibi koşulları hukuka uygun şekilde uzmanla belirleyin. Dönem kapandıktan sonra geriye dönük değişiklik gerekiyorsa ilk hesaplama ve düzeltme nedenini saklayın.
Bordro ve banka ödemesiyle mutabakat yapın
Onaylanmış prim listesi, bordro kalemi ve banka ödeme talimatı arasında çalışan bazında eşleşme kurun. Ücret, prim ve benzeri hakların bankadan ödenmesine ilişkin güncel kuralları işverenin çalışan sayısı ve sektör durumu için ayrıca kontrol edin. Kişisel performans verilerine erişimi sınırlı tutun.
Prim politikasında açık bırakılmaması gereken noktalar
Yazılı prim planında ölçülen performansın tanımı kadar verinin sahibi ve doğrulama yöntemi de bulunmalıdır. CRM’de müşteri sorumlusu değişebiliyor, satış birden fazla ekipçe tamamlanıyor veya tahsilat farklı tarihlerde gerçekleşiyorsa, hesaplama kuralı bunları açıklamalıdır. Yeni çalışan, işten ayrılma, izin dönemi ve görev değişikliği gibi durumların hangi tarihte ve hangi kayıtla değerlendirileceğini önceden belirleyin. Bu şartları çalışana anlaşılır biçimde bildirmek sonradan oluşan uyuşmazlık ihtimalini azaltır.
İşveren, prim sonucunu sadece yöneticinin sözlü onayına bırakmamalı; kaynak rapor, hesaplama tablosu ve onay kaydını dönem bazında saklamalıdır. Performans verisi çalışana ilişkin kişisel bilgi içerebilir. Erişim yalnızca iş gereği olan kişilerle sınırlandırılmalı, raporlar açık paylaşım bağlantılarıyla dolaştırılmamalıdır. Ödeme ve kesinti uygulamalarının iş hukuku yönü somut sözleşme ve güncel resmi kurallar kapsamında uzmanla değerlendirilmelidir.
Resmî kaynaklar
- ÇSGB ücret, prim ve ikramiyelerin bankadan ödenmesi yönetmeliği
- ÇSGB İş Kanunu sıkça sorulan sorular
Çalışan bilgilendirmesi ve kayıt
Prim hesabı tamamlandığında çalışana hangi dönem ve ölçüte göre hesaplandığını anlaşılır biçimde bildirmek, bordro sorularının doğru kanaldan yanıtlanmasını sağlar. İtiraz veya veri düzeltme talepleri için sorumlu kişi ve inceleme yöntemi belirleyin. İşletme, hesaplama belgelerini saklama planına göre korumalı ve erişimi gereksiz kişilerden kapatmalıdır.
BRC Mali Müşavirlik
Ankara genelindeki işverenler için bordro ve prim kayıtları konusunda SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.