Küçük işletmelerde satın alma çoğu zaman mesaj, telefon veya doğrudan kart ödemesiyle başlar. İşletme büyüdükçe bu pratik yöntem; aynı ürünün iki kez alınması, onaysız harcama, teslim kaydının kaybolması veya faturanın hangi talebe ait olduğunun unutulması gibi sorunlar yaratabilir. Amaç ağır bir bürokrasi kurmak değil; harcamanın ihtiyacını, onayını, teslimini ve ödemesini sonradan anlaşılır kılacak kadar düzenli bir iz bırakmaktır.
Talep öncesi ihtiyaç ve kapsamı yazın
Satın alma talebinde hangi ürün veya hizmetin gerektiği, kullanım amacı, istenen tarih, yaklaşık maliyet ve talep sahibi bulunsun. Benzer ürünler veya mevcut lisans/abonelikler varsa önce bunların kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin. Bir proje veya müşteri işi için alım yapılıyorsa ilgili proje referansı da kaydedilsin. Teknik özellikler ve teslim şartları net değilse teklif toplamadan önce bunları açıklığa kavuşturun; belirsiz talep sonradan kapsam tartışması doğurabilir.
İşletmenin büyüklüğüne uygun bir onay matrisi oluşturun. Hangi harcamanın kim tarafından inceleneceği, bütçe sahibinin ne zaman devreye gireceği ve acil durumlarda hangi geçici onayın geçerli olacağı yazılı olsun. Evrensel bir tutar limiti varsaymayın; limitler işletmenin riskine ve nakit durumuna göre yönetim tarafından belirlenir. Talep, onay ve ödemeyi aynı kişi yapıyorsa daha yüksek riskli işlemlerde ikinci kontrol eklemek yararlı olabilir.
Sipariş ve teslim kanıtını faturayla eşleştirin
Onay sonrasında verilen sipariş veya sözleşme numarasını tedarikçi iletişimine ekleyin. Mal geldiğinde teslim miktarı ve koşullarını, hizmet tamamlandığında kabul veya teslim notunu kaydedin. Fatura geldiğinde sipariş ve teslim kayıtlarıyla karşılaştırın; fiyat veya miktar farkı varsa kimin onayladığını belirtin. Kısmi teslim, iade ve fiyat farkı gibi olayları ayrı kayıtlarla ilk siparişe bağlayın. Ödeme referansı da aynı işlem zincirinde görünür olsun.
Vergi ve belge düzeninde güncel resmi açıklamalar için GİB Vergi Usul Kanunu kaynaklarını ve elektronik belgeler için GİB e-Belge portalını izleyin. Satın alma onayı işletme içi kontroldür; tek başına vergi bakımından gider niteliği veya belge uygunluğu belirlemez. Her işlem türünü kendi belgesi, kullanım amacı ve güncel mevzuatıyla değerlendirin.
Ay sonunda kontrolü basit tutun
Ay sonunda onaylı fakat teslim edilmemiş siparişleri, teslimi olup faturası gelmeyen hizmetleri ve ödenmemiş faturaları ayrı listeleyin. Her kayıt için sorumlu kişi ve beklenen tarihi yazın. Bütçe ile gerçekleşen arasındaki farkı yeni tahmin ve iş ihtiyacıyla birlikte değerlendirin. Ankara genelinde muhasebe ve işletme süreçleri için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerine bakabilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Kayıt düzenini işletmenin çalışma biçimine göre sade ve sürdürülebilir tutun.