Şirket adına imza atan kişinin görevden ayrılması veya yeni yetkili atanması, birden fazla kurum ve sistemde işlem gerektirebilir. Ticaret sicilindeki tescil ve ilan, bankadaki imza kartonu, internet bankacılığı, e-belge erişimi ve kurum portallarındaki kullanıcılar ayrı adımlardır. Bir yerde yetki güncellenmiş olması diğer kanallarda otomatik değişiklik yapıldığı anlamına gelmez.
Yetki kararını ve başvuru belgelerini eşleştirin
Şirket organı kararındaki kişi, temsil şekli, görev süresi ve varsa birlikte imza şartını kontrol edin. Başvuru dosyasında yer alan kimlik ve şirket bilgilerinin sicil kaydıyla aynı olduğundan emin olun. Değişiklik tescil gerektiriyorsa MERSİS ve ticaret sicili sürecini takip ederek resmi sonuç belgesini bekleyin.
Bankalara ve hizmet sağlayıcılara ayrı bildirim yapın
Bankadaki hesap imza ve ödeme onay yetkilerini, e-belge kullanıcılarını, e-posta bildirimlerini ve muhasebe yazılımı rollerini ayrı listeleyin. Eski yetkilinin hangi erişiminin ne zaman kapatıldığını kaydedin. Yeni yetkiliye verilen rolü test edin ve yalnızca görev için gereken işlem kapsamını açın. Ödeme onayında çift kontrol varsa yeni matrise göre güncelleyin.
Açık işlem ve sözleşmeleri devir listesine alın
İmza bekleyen sözleşmeler, banka talimatları, vergi başvuruları ve tedarikçi ödemelerini yeni sorumluya devredin. İşletmenin e-imza veya mobil imza sertifikaları kişisel kimliğe bağlıdır; başka kişiye aktarılamaz. Eski imza örneğini veya şifreyi paylaşmak yerine yeni yetkilinin kimlik doğrulama sürecini başlatın.
Kurum bazında tamamlanma kaydı tutun
Değişiklik sürecini tek bir “yetki güncellendi” kutusuyla kapatmayın. Ticaret sicili, MERSİS, banka şubeleri, internet bankacılığı, e-fatura/e-defter hizmeti, vergi ve SGK portalları ile şirket içi muhasebe sistemini ayrı satırlar halinde izleyin. Her satırda istenen belgeyi, başvuru tarihini, kurum yanıtını, sonuç ve sorumlu kişiyi yazın. Bu yöntem, bir kurumda tamamlanmış görünen işlemin diğer yerde açık kaldığını görünür kılar.
Yetki güncellemesinden önce bekleyen havale, çek, sözleşme, beyanname veya resmi başvuru varsa bunların hangi imzayla sonuçlandırılacağı ayrıca kararlaştırılmalıdır. Banka kullanıcı rolü ve ödeme limiti gibi ayarları sicildeki temsil yetkisinden ayrı kontrol edin. İşletmenin iç yetki matrisi, tescil edilmiş temsil şeklini genişletemez. Çelişki veya acil işlem varsa bankanın ve ilgili kurumun resmi prosedürünü teyit ederek mali müşavir ya da hukuk uzmanından yönlendirme alın.
Resmî kaynaklar
İç kontrolleri yeni yapıya göre deneyin
Değişiklikten sonra yetki matrisini masabaşı kontrol etmekle kalmayın; yeni kullanıcının gerçekten gereken işlemi yapabildiğini ve eski kullanıcının artık erişemediğini kurum sisteminde teyit edin. Testleri gerçek para transferi veya resmi gönderim oluşturmadan güvenli yöntemle yürütün. Bulunan eksiklikleri sorumlusu ve hedef tarihiyle takip edin.
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki şirketlerin mali ve idari kayıt geçişlerine destek verir. 0 544 956 76 26 numarasından iletişim kurabilirsiniz.