Tedarikçi faturası işletmeye ulaştığında muhasebe kaydı yalnızca belge üzerindeki tutara bakılarak tamamlanmamalıdır. Sipariş edilen ürün veya hizmet, fiilen teslim edilen miktar, kabul kaydı ve ödeme koşulu aynı işlem için birbirini desteklemelidir. Fatura doğru olsa bile eksik teslim, farklı fiyat veya yanlış şirket adına düzenlenme gibi konular işletmenin kaydını ve sonraki mutabakatını etkileyebilir. Ankara’daki işletmeler de farklı lokasyonlarda teslimat ve birden fazla onay noktası varsa belge akışını baştan tanımlamalıdır.
Üç belgeyi aynı referansa bağlayın
Sipariş numarası, irsaliye veya hizmet kabul tutanağı ve fatura referansını ortak bir kayıt alanında birleştirin. Hizmet alımlarında teslimin ölçüsü ürün adedi kadar görünür olmayabilir; sözleşme, dönem raporu, iş çıktısı veya yetkili kabul notu dayanak olarak kullanılabilir. Fatura kalemlerinin işletme içindeki talep sahibiyle eşleştiğini doğrulayın. İlgili onay e-posta veya mesajlaşma uygulamasında kaldıysa, kurumsal kayıt alanına özet ve belge bağlantısını aktarın.
Farklılıkları türüne göre ayırın
Miktar farkı, fiyat farkı, vergi bilgisi, vade, teslim tarihi ve karşı taraf bilgisi aynı tür hata değildir. Her fark için sorumluyu ve beklenen düzeltmeyi belirleyin. Tedarikçiden düzeltme belgesi istenmesi gerekiyorsa, ilk faturayı silmek veya yerel dosyada değiştirmek yerine e-belge durumunu koruyun ve karşılıklı yazışmayı saklayın. Kısmi teslimlerde ödenecek tutarın sözleşme veya sipariş koşuluyla uyumunu kontrol edin. Bu kontrol, yanlışlıkla tam ödeme yapılmasını önleyebilir.
Ödeme ve muhasebe kaydını kontrol edin
Fatura onaylandıktan sonra ödeme hesabını, vade tarihini ve varsa avans ya da mahsup tutarını finans ekibiyle doğrulayın. Bir faturanın birden fazla banka ödemesiyle kapatılması veya aynı tedarikçiye toplu ödeme yapılması hâlinde dekontları fatura listesine ayrı ayrı bağlayın. Muhasebe fişinin açıklamasında işlem numarasını kullanın. Böylece denetim veya cari hesap mutabakatında belge zincirini baştan aramak gerekmez.
Belge akışında görev ayrımı
Talebi açan, teslimi kabul eden, faturayı kontrol eden ve ödemeyi onaylayan kişiler mümkünse ayrı rollerle tanımlanmalıdır. Küçük işletmelerde aynı kişi birden fazla adımı yürütüyorsa, ikinci bir yetkili toplam tutar ve alıcı hesabı üzerinde bağımsız kontrol yapabilir. Açıkta kalan faturalar için haftalık liste tutun; eksik kabul veya düzeltme belgesini belirli bir sorumluya atayın. Bu uygulama, kapanış döneminde birikmiş istisnaların daha hızlı çözülmesine yardım eder.
Resmî kaynaklar
İşletmenizin belge ve muhasebe akışını Ankara genelinde değerlendirmek için hizmetlerimiz sayfasına bakabilir veya SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.
Uygulama kaydı ve sorumluluk
Kontrolün yapıldığı tarihi, kullanılan resmi sistem veya raporu ve dosyayı gözden geçiren yetkiliyi çalışma notuna ekleyin. Açık bir fark varsa kapatılmış gibi işaretlemeyin; nedenini, beklenen belgeyi ve takip edecek kişiyi ayrı kaydedin. Aylık gözden geçirmede eski bağlantıların açıldığını, belge sürümlerinin doğru olduğunu ve erişimlerin güncel kaldığını örnek kayıtlarla doğrulayın. Böylece süreç kişilerin hafızasına bağlı kalmaz ve yeni bir sorumlu devraldığında dosyanın nereden devam edeceği anlaşılır.