Yeni tedarikçi kaydı açılırken unvan, iletişim, fatura adresi, ödeme hesabı ve sözleşme bilgileri farklı kişilerden gelebilir. Tek bir alanın yanlış yazılması faturanın bulunmasını veya ödemenin doğru eşleşmesini zorlaştırabilir. Bu nedenle ana veri oluşturma ile sipariş ve ödeme onayını birbirinden ayıran, değişiklikleri de kayıt altına alan bir akış kurmak gerekir.
Kayıt akışını tasarlayın
Kaydı açan kişiden hangi belge ve teyidin alındığını not edin. Unvan ve vergi bilgilerini tedarikçinin resmi evrakıyla karşılaştırın; ödeme hesabı değişikliği geldiyse eski talimatı kullanmadan önce bilinen iletişim kanalından ayrıca doğrulayın. E-posta içindeki yeni hesap bilgisini tek başına yeterli görmeyin. Değişikliğin kim tarafından ne zaman istendiğini, kimin onayladığını ve hangi tarihten itibaren geçerli sayıldığını kaydedin.
Resmi kaynağı kontrol edin
Satın alma birimi tedarikçi kartı açıldı diye otomatik sipariş yetkisi kazanmamalı. Hizmet kapsamı, teklif, sözleşme ve bütçe onayı ayrı referanslarla ilişkilendirilsin. İlk fatura geldiğinde karttaki bilgileri yeniden kontrol edin; sözleşme tarafı ve fatura düzenleyen arasında farklılık varsa bunun dayanağını açıklığa kavuşturun. Vergisel belge düzeniyle ilgili resmi çerçeve için GİB’in Vergi Usul Kanunu kaynaklarına başvurabilirsiniz.
Dönemsel izleme ve sorumluluk
Kart değişikliklerini izlemek için eski ve yeni değerleri, talep belgesini ve onay tarihini tutan basit bir değişiklik günlüğü yeterli olabilir. Yetkiyi yalnızca işi yapan çalışanlara verin; banka hesap bilgilerini geniş paylaşımlı listelerde göstermeyin. Pasif tedarikçi kartlarını dönemsel gözden geçirip kullanılmayanları işaretleyin, fakat geçmiş işlem kayıtlarıyla bağını koparmayın. Ankara genelindeki mali süreçler için BRC Mali Müşavirlik’e hizmetlerimiz sayfasından ulaşabilir veya SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayabilirsiniz.
Değişikliği onaylı kaynakla yapın
Tedarikçi kartında düzenleme talebi geldiğinde talebi ileten kişinin işletme içindeki yetkisini ve değişikliğin dayanağını doğrulayın. Tedarikçi unvanı değişmişse yeni belgeyi, şirket içi onayı ve yürürlük tarihini ilişkilendirin. Ödeme bilgisi güncellendiyse ilk ödemenin ardından banka dönüşünü takip edip sonucu kaydedin. Aynı kişi kartı açıp tüm değişiklikleri onaylıyorsa ikinci kontrol kullanın. Tedarikçi hesabını pasife alma kararı geçmiş fatura ve ödeme kayıtlarını silmemeli; yalnızca yeni işlem yapılmasını engellemelidir.
Değişiklik günlüğünü düzenli kontrol edin ve olağan dışı saatlerde yapılan kritik güncellemeleri ikinci yetkiliye inceletin. Kullanıcıların ortak parola kullanması iz sürmeyi zorlaştırır; mümkün olduğunda kişiye özel hesap ve rol kullanın. Tedarikçi kartı için gereken kişisel ve finansal bilgileri sınırlı erişimli sistemde tutun. Bu kontrol finansal hataları azaltmaya yardımcı olur, ancak tedarikçinin gerçekliği hakkında tek başına garanti oluşturmaz; gerekli doğrulamayı resmi ve güvenilir kaynaklarla tamamlayın.
Kartın kullanım dışı kalması halinde yeni işlem yetkisini kapatın; ancak geçmiş döneme ait fatura ve ödeme belgelerini arşivde saklayın. Değişiklik incelemesinde talep formu, tedarikçi yazısı ve banka kaydı aynı dosyada bulunmalıdır. Böylece ödeme ekibi ile muhasebe aynı doğrulanmış bilgiyi kullanır ve işlem adımlarının kaynağı sonradan bulunabilir.