Fiziki stok ile sistem bakiyesi arasındaki fark, tek başına hangi kaydın hatalı olduğunu göstermez. Giriş belgesi geç işlenmiş, sevk iade kaydı bekliyor veya ürün farklı bir lokasyonda olabilir. Sayım farkını doğrudan düzeltme fişine dönüştürmeden önce hareket geçmişini ve belge zincirini araştırmak, stok raporunun güvenilirliğini korur.
Kayıt akışını tasarlayın
Sayım başlamadan tarih ve saat aralığını, sayım alanını, ürün kodlarını ve sayımı yapan kişileri belirleyin. Sayım sırasında hareket devam edecekse giriş ve çıkışları ayrı bir geçici listede tutun veya ilgili alanı kontrollü biçimde kapatın. Sayım formunda ürün kodu, ölçü birimi, lokasyon ve fiili miktar açıkça bulunsun. İkinci sayım gerektiren farklarda ilk sonucu silmeyin; tekrar sayımın kim tarafından yapıldığını ekleyin.
Resmi kaynağı kontrol edin
Fark görüldüğünde önce sayım birimi ve ürün tanımının sistem kaydıyla aynı olup olmadığını kontrol edin. Ardından son giriş, sevk, iade, fire veya transfer belgelerini tarih sırasıyla inceleyin. Her olasılık için dayanak arayın; kanıt yoksa farkın nedenini kesin gibi yazmayın. Düzeltme gerekiyorsa yetkili onayını ve kullanılan belgeyi kayıtla ilişkilendirin. Vergi ve belge düzeni konularında GİB’in resmi VUK kaynaklarını inceleyin.
Dönemsel izleme ve sorumluluk
Sayım sonuçlarını stok sorumlusu ve muhasebe birlikte değerlendirsin. Tekrarlayan farkları ürün, depo, vardiya veya işlem türüne göre gruplayıp süreçteki zayıf halkayı bulun. Örneğin transfer formu geç işleniyorsa yeni sayım yapmak yerine aktarım onayını hızlandırmak çözüm olabilir. Ankara’da mali kayıt ve kontrol süreçleri için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerine bakabilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.
Fark araştırmasını adım adım belgeleyin
Önce ürün kodu ve ölçü birimini doğrulayın; sonra son giriş ve çıkış hareketlerini, açık sevk belgelerini ve lokasyon transferlerini karşılaştırın. İki kişiyle yapılan tekrar sayımın tarihi ve sonucu forma eklensin. Farkın nedeni bulunamazsa “fire” gibi sonuç doğuran bir tanım kullanmadan önce yetkili incelemesi alın. Düzeltme kaydı onaylandığında hangi sayım formuna dayandığı açıklamada görülsün. Bu sıralama, bir sonraki sayımda geçmiş farkların aynı ürün veya lokasyonda tekrarlanıp tekrarlanmadığını analiz etmeyi sağlar.
Sayım tamamlandıktan sonra formu ve düzeltme onayını birbirinden ayrı saklayın; biri fiziki gözlemi, diğeri kayıt kararını gösterir. Yönetici açıklaması olmadan sayım miktarını sisteme aktarmayın. Farkların parasal etkisini raporlarken kullandığınız maliyet yöntemini ve dönem bilgisini belirtin. Ürün hasarlıysa fotoğraf veya kalite kaydı eklemek araştırmaya yardım edebilir. Depo sorumlusu sonraki sayımda önceki fark alanlarını özel olarak kontrol edebilir.
Sonuçları yalnızca fark toplamı olarak raporlamayın. Kaç ürün kodunun, hangi lokasyonların ve hangi tür hareketlerin incelemeye konu olduğunu gösterin. Depo çalışanlarıyla süreç değerlendirmesi yapmak hatalı belge girişlerini belirleyebilir; ancak düzeltme kararı yetki ve belge kontrolünden sonra verilmelidir. Bir sonraki sayım tarihini belirleyip sorumluları önceden bilgilendirin.