Alış faturalarının muhasebe sürecine alınmasında belgeyi tek başına kontrol etmek yeterli olmayabilir. Sipariş, mal veya hizmetin teslim/ifa bilgisi, fatura, varsa sözleşme ve ödeme hareketinin birbirine bağlanması; eksik veya uyuşmayan noktaların erken fark edilmesini sağlar. Bu yaklaşım özellikle birden fazla birimin satın alma yaptığı işletmelerde, muhasebe ekibinin işlemin ticari arka planını yeniden aramak zorunda kalmasını azaltır.
Fatura geldiğinde ilk doğrulamaları yapın
Belge numarası ve tarihi, tedarikçi bilgisi, açıklama, tutar, varsa sipariş veya proje referansı ve belge türü işletmenin kabul sürecinde kontrol edilmelidir. Mal alımında teslim veya sevk kaydını, hizmet alımında işin kapsamı ve tamamlanma bilgisini ilgili sorumludan alın. Fatura ile sipariş arasında fiyat, miktar ya da tarih farkı varsa bunu onaylanmış bir değişiklikle eşleştirin. Açıklanamayan farkı “sonra bakılacak” diye kapatmak yerine sorumlu ve takip tarihi atayın.
İade, iskonto, fiyat farkı veya kısmi teslim gibi durumlarda ilk belgeyi ortadan kaldırmayın. Yeni belgenin veya düzeltmenin hangi işleme bağlı olduğunu açıkça kaydedin. Bir faturanın birkaç ödeme ile kapanması ya da bir ödemenin birden çok belgeye dağılması halinde referansları not edin. Cari hesap bakiyesi ile banka hareketi farklı tarihlerde oluşabilir; dönem kesiminde hangi kayıtların beklemede olduğunu ayrı gösterin.
Vergisel belge düzenini resmi kaynaktan teyit edin
Faturanın muhasebeleştirilmesi, dönem ve belge düzeni konusunda uygulanacak kurallar işlemin türü ve mükellefin durumuna göre değişebilir. Bu nedenle örnek bir kontrol listesini vergi danışmanlığı yerine kullanmayın. GİB’in Vergi Usul Kanunu mevzuat kaynağı ile e-Belge portalındaki güncel uygulama ve kılavuzları inceleyin. Elektronik belgenin durumu, iptal/itiraz süreci veya düzenleme yöntemi hakkında karar vermeden önce belgenin türünü ve ilgili işlem tarihini kontrol edin.
İşletmenin kabul akışı için faturayı talep eden kişi, teslimi teyit eden kişi ve kayıt sorumlusu belirli olsun. Küçük işletmelerde roller aynı kişide toplanıyorsa, yüksek tutarlı veya alışılmadık işlemlerde ikinci göz kontrolü ekleyin. Onay kanıtı ve teslim bilgisi, fatura dosyasına ulaşılabilir bir konumda saklanmalı; hassas ticari veriler herkesin eriştiği ortak klasörlerde tutulmamalıdır.
Dönem kapanışında açık faturaları yönetin
Kapanıştan önce eksik teslim, fiyat onayı, iade belgesi veya ödeme referansı bekleyen kayıtları listeleyin. Her biri için neyin beklendiği ve kimin takip edeceği belli olsun. Henüz sonuçlanmamış bir anlaşmazlığı kesinleşmiş bakiye gibi raporlamayın. Ankara genelinde muhasebe ve belge düzeni desteği için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Vergisel değerlendirmede güncel resmi açıklamalar ve somut belgeler birlikte ele alınmalıdır.