Tedarikçi sözleşmesinin yenilenmesi yalnızca yeni bir imza tarihi belirlemek değildir. Hizmetin kapsamı, fiyatlama yöntemi, teslim koşulları, fatura bilgileri ve ödeme takvimi işletmenin bütçe ve nakit akışıyla birlikte gözden geçirilmelidir. Ankara genelinde farklı sektörlerde çalışan işletmeler için bu kontrolü yenileme tarihinden önce başlatmak, onaysız veya beklenmeyen harcamaların önüne geçmeye yardımcı olur.
Önce mevcut sözleşmede başlangıç ve bitiş tarihini, otomatik uzama veya bildirim koşullarını, fiyat güncelleme maddelerini ve tarafların sorumluluklarını belirleyin. Ardından fiilen alınan hizmeti, teslim tutanaklarını ve son dönem faturalarını sözleşmedeki kapsamla karşılaştırın. Tedarikçinin ticari unvanı, vergi/fatura bilgileri, banka hesabı değişikliği ve yetkili iletişim kişisi gibi kayıtlar işletmenin iç prosedürüne uygun doğrulanmalıdır. Hesap değişikliği gibi talepleri yalnızca e-posta mesajına dayanarak uygulamayın; bilinen bir iletişim kanalından teyit ve yetkili onayı alın.
Yenileme kararı için birimlerden talep ve kullanım bilgisi toplayın. Aynı hizmete farklı ekiplerin ayrı sözleşmelerle ödeme yapıp yapmadığını, kullanılmayan lisans veya hizmet kalemlerini ve performans beklentilerini değerlendirin. Bütçe sorumlusu; toplam maliyeti, vergilerin ve ek bedellerin nasıl yansıtıldığını, vade ve ödeme yöntemini, fiyat artışının hangi tarihte yürürlüğe gireceğini belgelemelidir. Birden fazla ödeme dönemine yayılan anlaşmalarda tahakkuk ve fatura tarihleri de muhasebe planına işlenmelidir.
Onay akışı, sözleşmeyi isteyen birim, bütçe kontrolü, hukuki inceleme gerekiyorsa ilgili uzman ve imza yetkilisini içermelidir. Son imzalı sürüm, ekleri, değişiklik geçmişi ve teslim kanıtları ortak fakat erişimi kontrollü bir alanda saklanmalıdır. Yenileme tarihi için sorumlu ve hatırlatma görevi belirlemek, sürecin son güne kalmasını engeller. Fatura geldiğinde sözleşme, sipariş/onay ve hizmetin gerçekleştiğine dair kayıtla eşleştirme yapılmalıdır.
Vergi belgesi düzeni ve muhasebe kayıtlarına ilişkin güncel bilgilere Gelir İdaresi Başkanlığı ve e-Belge portalı üzerinden ulaşın. Uygulamada sözleşme hükümleri ve işlemin niteliği dikkate alınmalıdır.
BRC Mali Müşavirlik, işletmelerin fatura ve muhasebe kayıt düzenini Ankara genelinde destekler. Hizmetlerimizi inceleyin veya SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşın.