Banka hesabındaki hareketlerin muhasebe kayıtlarıyla eşleştirilmesi, yalnızca dönem sonundaki bakiyeyi tutturma çalışması değildir. Tahsilat, ödeme, banka masrafı, iade ve virman hareketlerinin dayanaklarıyla tanımlanması gerekir. İşlem referansı zayıf olduğunda aynı tutar birden çok kayda bağlanabilir veya bekleyen bir hareket fark edilmeden sonraki aya taşınabilir. Düzenli mutabakat, hangi farkın belge beklediğini ve hangi hareketin tamamlandığını görünür kılar.
Ekstreyi işlem türüne göre sınıflandırın
Ekstre satırında tarih, tutar, banka açıklaması, karşı taraf ve varsa referans numarasını kaydedin. Tahsilatları fatura veya cari hesapla, tedarikçi ödemelerini ilgili belge ve siparişle, masraf ve komisyonları banka tarifesi veya dayanak kaydıyla ilişkilendirin. Açıklaması yetersiz hareketlerde tahmin yürütmeyin; ödeme yapan veya onaylayan birimden bilgi isteyin. Virman ve kredi hareketlerini normal satış veya gider tahsilatı gibi sınıflandırmamak için ayrı işlem türleri kullanın.
Bir ödemenin birkaç faturaya dağıtılması ya da tek faturanın taksitlerle ödenmesi halinde dağıtım listesini saklayın. Kısmi tahsilatlarda kalan alacak tutarını güncelleyin; iade ve ters kayıtlar varsa ilk işlemle bağı koruyun. Banka açıklaması müşteri veya tedarikçiyi açıkça göstermiyorsa, işlem belgesi ve iç onay kaydıyla eşleştirin. Aynı tutarda tekrar eden hareketler için işlem tarihini ve banka referansını karşılaştırın; yalnızca tutara bakarak eşleştirme yapmayın.
Farkları kapatma yöntemi belirleyin
Her mutabakat farkına sorumlu kişi, araştırılacak kaynak ve hedef tarih atayın. Bankada görünüp kayıtlarda bulunmayan tutarı otomatik masraf veya gelir saymak yerine önce niteliğini doğrulayın. Muhasebede kayıtlı olup ekstrede olmayan ödemelerde talimat tarihi ve bankanın işlem zamanını inceleyin. Dönem kesimi nedeniyle farklı tarihte görünen tutarları bekleyen kalem olarak açıkça işaretleyin ve sonraki kontrol döneminde kapandığını teyit edin.
Vergi ve muhasebe belge düzenine ilişkin kaynak olarak GİB’in Vergi Usul Kanunu mevzuatını inceleyin. Banka mutabakatı belirli bir giderin vergi niteliğini tek başına belirlemez; dayanak belge ve işlemin amacı ayrıca değerlendirilmelidir. İşletmenin kendi hesap planı, banka sözleşmeleri ve işlem akışı da mutabakat tasarımında dikkate alınmalıdır. Açık farklar, beyan veya dönem raporlamasına etki ediyorsa meslek mensubuna zamanında iletilmelidir.
Kontrolü aylık iş akışına yerleştirin
Her banka hesabı için ekstreyi alan, kayıtlarla karşılaştıran ve mutabakatı onaylayan kişileri belirleyin. Tamamlanan dönem dosyasında ekstre, açıklama talepleri, düzeltme dayanakları ve son kontrol tarihi bulunsun. Yetkisiz kişilerin banka ve çalışan verilerine erişimini sınırlayın. Ankara genelinde mali kayıt ve muhasebe desteği için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Mutabakatı tamamlandı işaretlemeden önce farkların gerçekten kapandığını doğrulayın.