Personel özlük dosyası, işe girişte toplanıp unutulan belgelerden oluşan bir klasör değildir. Çalışma ilişkisi boyunca görev, ücret, izin, eğitim ve iletişim bilgileri değişebilir. Bu nedenle Ankara genelinde faaliyet gösteren işletmelerde dosyanın hangi bölümünün kim tarafından güncelleneceği ve belgelerin hangi güvenli kanalda saklanacağı önceden belirlenmelidir.
İşe girişte sözleşme ve görev bilgileri, personelin bildirdiği iletişim ve ödeme bilgileri ile mevzuat kapsamında gerekli kayıtlar kontrol edilmelidir. İş ilişkisi devam ederken görev veya çalışma yeri değişikliği, ücret eki, izin, rapor, eğitim ve zimmet gibi olaylar tarih ve dayanak belgeyle dosyalanmalıdır. Her kayıt için belgenin kimden geldiği, ne zaman alındığı ve hangi süreci desteklediği anlaşılır olmalıdır. Eksik belge fark edildiğinde sorumlu kişiye ve tamamlanma tarihine atanmış bir iş açılması, konunun sözlü hatırlatmalarda kaybolmasını önler.
Dosya düzeni yalnızca belge listesinden ibaret değildir. Erişim yetkisi, saklama süresi, yedekleme ve imha adımları da kurum içinde tanımlanmalıdır. Kişisel verilere yalnızca görevi gereği ihtiyaç duyan kişiler erişmeli; e-posta eki, ortak klasör ve mesajlaşma uygulamalarında kontrolsüz kopyalar oluşmamalıdır. İşten ayrılan personelin hesabı ve erişimleri de kurumun bilgi güvenliği prosedürüne göre kapatılmalıdır. Saklama ve imha kararları kişisel veri mevzuatı ve ilgili iş kayıtları bakımından ayrıca değerlendirilmelidir.
Uygulanabilir bir yöntem, dosyayı işe giriş, sözleşme ve görev değişiklikleri, ücret ve bordro, izin ve devam, eğitim/zimmet ve işten ayrılış başlıklarına ayırmaktır. Aylık veya olay bazlı kontrol listesiyle eksik imza, eski iletişim bilgisi ve dayanağı bulunmayan değişiklikler gözden geçirilir. Kontrolü yapan kişi ve tarih kaydedilir. Böylece denetim veya iç inceleme gerektiğinde evrakı farklı kanallarda aramak yerine belirlenmiş kaynağa başvurulur.
Çalışan verileri hassas nitelik taşıyabileceğinden, genel bir kontrol listesi somut hukuki değerlendirme yerine geçmez. Saklanacak belge türü, erişim yetkisi ve süre; işletmenin faaliyet alanı ve güncel mevzuata göre belirlenmelidir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin resmi kaynaklar için Kişisel Verileri Koruma Kurumu ve çalışma süreçleri için Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı bilgilerini izleyin.
BRC Mali Müşavirlik, işletmelerin bordro ve muhasebe süreçlerini belge düzeniyle birlikte ele almasına Ankara genelinde destek verir. Hizmetlerimizi inceleyin veya SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşın.