Yeni müşteriyle çalışmaya başlarken satış ekibinin topladığı bilgiler ile muhasebeye ulaşan kayıtların aynı ve güncel olması önemlidir. Cari hesap açılışı, sözleşme, sipariş/onay, fatura ve tahsilat adımları ilk işlemden önce netleştirilirse hatalı unvan, eksik adres veya yanlış vade nedeniyle oluşabilecek düzeltmeler azalır. Ankara genelindeki işletmeler bu akışı kendi hizmet modeline ve yetki düzenine göre yazılı hâle getirebilir.
Öncelikle müşterinin ticari unvanı, iletişim ve fatura bilgileri, vergi dairesi/numarası gibi işlem için gerekli alanlar güvenilir kanaldan alınmalı; bu alanların kim tarafından doğrulanacağı belirlenmelidir. Kişisel veya ticari verileri gereksiz yere toplamamak, erişimi görevle sınırlamak ve saklama süresini tanımlamak gerekir. Müşterinin talep ettiği hizmet, fiyat, kapsam, teslim şartı, ödeme vadesi ve iletişim sorumlusu teklif veya sözleşmede anlaşılır olmalıdır. İndirim, ek iş ve kapsam değişikliği gibi istisnalar için yetki/onay adımı da tanımlanmalıdır.
İlk satış kaydından sonra teklif/sözleşme ile sipariş veya iş emrini, teslim ya da hizmet gerçekleşme kanıtını ve düzenlenen faturayı ilişkilendirin. Faturadaki taraf bilgilerini onaylanmış müşteri kaydıyla karşılaştırın. E-belge kullanılıyorsa belge türü ve senaryo seçimi işlemin niteliğine uygun yürütülmeli; iptal, iade veya düzeltme gerektiğinde ilgili belgeyle bağ korunmalıdır. Güncel teknik ve uygulama bilgileri için GİB e-Belge portalını ve vergi konularında Gelir İdaresi Başkanlığını izleyin.
Tahsilat geldiğinde banka/kasa hareketini ilgili müşteri faturası veya cari hesapla eşleştirin. Kısmi ödeme, avans, mahsup ve iade gibi durumları ayrı kod ve açıklamayla kaydedin. Vadesi yaklaşan alacaklar için sorumlu kişi ve iletişim yöntemi belirleyin; müşteriyle yapılan mutabakatın tarihi ve sonucu da dosyada bulunsun. Böylece satış, muhasebe ve tahsilat ekipleri aynı durumu görür, açık bakiye konusunda farklı listeler oluşmaz.
Bu akış genel bir işletme kontrolüdür; belge düzeni ve vergisel uygulama işlemin niteliğine ve güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir. BRC Mali Müşavirlik, işletmelerin muhasebe ve fatura süreçlerinin düzenlenmesine Ankara genelinde destek verir. Hizmetlerimizi inceleyin veya SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşın.