Cari hesap bakiyesindeki farkı yalnızca dönem sonu toplamına bakarak açıklamak çoğu zaman mümkün değildir. Bir fatura kaydı, kısmi tahsilat, iade veya mahsup farklı tarihlerde oluşmuş olabilir. Farkın hangi işlemden kaynaklandığını gösterebilmek için her hareketi dayanağıyla ilişkilendirmek gerekir. Düzenli mutabakat, işletmenin alacak ve borç görünümünü daha anlaşılır hâle getirir.
Karşılaştırmayı işlem bazında yapın
Mutabakat öncesinde aynı tarih aralığını ve aynı cari hesap tarafını kullandığınızdan emin olun. Fatura numarası, düzenleme tarihi, tutar, ödeme tarihi ve banka açıklaması gibi alanları yan yana karşılaştırın. Kısmi ödeme varsa hangi faturaya mahsup edildiğini belirtin. İade, fiyat farkı, iskonto veya avans hareketlerini ayrı satırlarda gösterin; bunları genel bir düzeltme kaydı içinde kaybettirmeyin.
Karşı taraftan gelen ekstre ile işletmenin kayıtlarını eşleştirirken farklı belge numarası kullanımı veya açıklama kısaltmaları olabileceğini hesaba katın. Eşleşmeyen her satır için olası açıklamayı not edin, fakat kanıt olmadan kaydı değiştirmeyin. Gerekiyorsa faturanın, dekontun veya iade belgesinin kopyasını isteyin. Mutabakatı yapan ve onaylayan kişilerin belli olması, sonradan yeniden incelemeyi kolaylaştırır.
Farkları takip ederek kapatın
Açık farklar listesinde tutar, işlem tarihi, ilgili belge, sorumlu kişi ve sonraki adım yer alsın. Farkın nedeni netleşince gerekli muhasebe düzeltmesini dayanak belgeyle birlikte kaydedin; önceki kaydı iz bırakmadan silmeyin. Büyük ya da sürekli tekrarlanan farklar için siparişten tahsilata kadar olan iş akışını inceleyin. Sorun belge aktarımında mı, ödeme açıklamasında mı, yoksa cari hesap eşleştirmesinde mi oluşuyor, belirleyin.
Vergisel değerlendirme gerektiren durumlarda güncel açıklamaları Gelir İdaresi Başkanlığı kaynaklarından takip edin ve işlemin niteliğini mali müşavirinizle değerlendirin. BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelinde cari hesap ve muhasebe kayıtlarının düzenli takibinde işletmelere destek verir. Hizmet kapsamına göz atın ya da SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 üzerinden ulaşın.