Hizmet veya tedarik sözleşmesinin yenilenme tarihi yaklaşırken sadece yeni fiyatı karşılaştırmak yeterli olmayabilir. İşletmenin gerçekten kullandığı hizmet, teslimat düzeyi, ödeme koşulları, ek bedeller ve iptal şartları da değerlendirilmelidir. Bu bilgileri muhasebe ve satın alma kayıtlarıyla birlikte ele almak, beklenmeyen maliyetleri ve eksik belgeleri daha erken fark etmeye yardım eder.
Yenileme öncesi kontrol listesi hazırlayın
Sözleşmenin kapsamını, taraf bilgilerini, süresini ve yenileme/sona erme koşullarını gözden geçirin. Hizmetin teslim edildiğini gösteren rapor, kabul tutanağı veya ilgili yazışmaları bulun. Fatura tutarı ile sözleşme fiyatı arasında fark varsa bunun vergi, kur, ek hizmet veya dönem değişikliğinden kaynaklanıp kaynaklanmadığını belgeleyin. Otomatik uzama ya da bildirim gerektiren bir koşul varsa sorumlu kişiye takvim hatırlatması kurun.
Ödeme planını nakit akışı tahminiyle karşılaştırın. Avans, taksit, teminat, masraf yansıtması ve gecikme koşullarını ayrı not edin. Yenileme kararını veren yetkiliyi, bütçe onayını ve sözleşme kopyasının saklandığı yeri belirtin. Yeni şartlar imzalanmadan önce muhasebe ekibinin fatura ve ödeme düzenine etkisini görmesi, işlem sonrası sürprizleri azaltabilir.
Vergi ve şirket bilgilerini teyit edin
Tedarikçi unvanı, fatura bilgileri ve şirket temsil yetkisi gibi ayrıntıları güvenilir kaynaktan doğrulayın. Şirket kayıtlarına ilişkin resmî bilgi için Ticaret Bakanlığının şirket bilgileri sayfası ile gereken durumlarda MERSİS kullanılabilir. Vergi uygulaması ve güncel duyurular için Gelir İdaresi Başkanlığını izleyin.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelindeki işletmelere sözleşme, fatura ve muhasebe kayıtlarının düzenli takibi konusunda destek sunar. Hizmetlerimizi inceleyin veya SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşın.