KDV mutabakatı yalnızca dönem sonunda iki toplamı karşılaştırmaktan ibaret değildir. Satış belgelerinin, alış faturalarının, iade ve iskonto kayıtlarının, banka hareketlerinin ve muhasebe fişlerinin aynı işlem zincirinde izlenebilmesi gerekir. Ankara genelinde faaliyet gösteren küçük ve orta ölçekli işletmeler için düzenli bir kontrol takvimi, son gün yoğunluğunu azaltır ve açıklanamayan farkların hangi işlemden doğduğunu daha kolay gösterir.
Belgeleri işlem bazında eşleştirin
Her satış ve alış kaydında belge türü, belge tarihi, numara, karşı taraf, tutar ve işlemin niteliği birlikte kontrol edilmelidir. İade, fiyat farkı, iskonto veya iptal gibi olağan dışı kayıtlar ayrı bir listede tutulmalı; ilgili ilk belgeyle bağları kaybolmamalıdır. Banka tahsilatı faturayı kapatıyorsa ödeme referansını da dosyaya ekleyin. Böylece muhasebe kaydına bakıldığında yalnızca rakam değil, işlemin dayanağı da görülebilir.
Elektronik belge akışında gelen ve giden belgelerin durumlarını ayrıca gözden geçirin. İptal veya itiraz süreci bulunan bir belgeyi, sonuçlanmış gibi kabul etmek yerine işlem durumunu ve dayanak kayıtlarını işaretleyin. Belgenin mükerrer kaydedilmesi, yanlış döneme alınması ya da iade kaydının ilk satışla ilişkilendirilmemesi mutabakat farkı yaratabilir. Farkı kapatmadan önce belgenin doğru mükellefe ve doğru döneme ait olduğunu teyit edin.
Dönem kapanışında fark listesini yönetin
Mutabakat raporunda her fark için tutar, belge numarası, sorumlu kişi, araştırma adımı ve beklenen kapanış tarihi bulunsun. “Kontrol edilecek” gibi genel notlar yerine eksik belgenin kimden beklendiğini ve hangi hareketle karşılaştırılacağını yazın. Bir fark sonraki döneme taşınıyorsa nedenini ve takip sorumlusunu kaydedin. Düzeltme yapıldığında ilk kaydı silmek yerine iz bırakacak biçimde düzeltme belgesi ve onay ilişkisini koruyun.
İşletmenin işlem hacmine göre haftalık veya aylık kontrol sıklığı belirlenebilir; bütün işletmeler için tek bir operasyon yöntemi varsaymayın. Özellikle çok kanallı satış yapan işletmelerde e-ticaret platformu, banka ve fatura kayıtlarının farklı tarihlerde oluşabileceğini hesaba katın. Sonuçta kullanılacak tablo, muhasebe fişlerinin ve resmi beyan hazırlığının dayanaklarını toplu biçimde göstermelidir.
Belge düzeni ve kayıt yükümlülükleri için Gelir İdaresi Başkanlığının Vergi Usul Kanunu kaynaklarını ve elektronik belge işlemleri için GİB e-Belge portalını inceleyin. Ankara genelindeki muhasebe ve beyan süreçleri desteği için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini değerlendirebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Somut işlem ve güncel düzenleme özelinde meslek mensubunuzla teyit alın.