Bordro, ücretin nasıl hesaplandığını gösteren temel kayıttır
Bir çalışanın hesabına yatan tutar, iş sözleşmesindeki brüt ücretle aynı olmayabilir. Bordro; ilgili dönemdeki çalışma günlerini, ücret ve ek ödemeleri, yasal kesintileri ve net ödemeyi bir arada gösterir. İşveren açısından bordro, yalnızca ödeme belgesi değil; puantaj, muhasebe kaydı, banka ödemesi ve Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi (MPHB) arasında kurulması gereken mutabakatın da parçasıdır.
Ankara’da faaliyet gösteren işletmeler için de temel kontrol aynıdır: her çalışan ve her dönem için kayıtların birbirini desteklemesi gerekir. Aşağıdaki rehber genel bilgilendirme amaçlıdır; kesin hesaplama çalışanın durumuna, mevzuata ve ilgili aya göre değişebilir.
Brüt ücret ile net ücret arasındaki fark
Brüt ücret, sözleşme ve bordroda esas alınan ücret tutarıdır. Net ücret ise yasal kesintiler ve uygulanabilen istisnalar dikkate alındıktan sonra çalışana ödenen miktardır. Bordroda çoğunlukla normal çalışma ücreti, varsa fazla çalışma ve prim gibi ek ödemeler, SGK primine esas kazanç, çalışan payı kesintileri, gelir vergisi kesintisi, damga vergisi ve net ödeme kalemleri yer alır.
Bu kalemler her çalışan için aynı şekilde oluşmayabilir. Çalışma günü ve saati, ücretsiz izin, rapor, işe giriş veya işten ayrılış tarihi, yan haklar, kümülatif vergi matrahı ve mevzuattaki istisnalar hesabı etkileyebilir. Bu nedenle tek bir örnek bordroyu herkese uygulamak doğru sonuç vermez.
Bordro kontrolünde izlenecek sıra
- Çalışma dönemini doğrulayın: İşe giriş/çıkış tarihleri, puantaj, izin ve rapor kayıtları doğru döneme işlenmiş mi kontrol edin.
- Sözleşme ve ücret bilgisini karşılaştırın: Brüt ücret, ücret değişikliği tarihi ve varsa düzenli ek ödemeler bordroya doğru yansımış mı inceleyin.
- Prime esas kazancı değerlendirin: Ücret unsurlarının SGK bakımından niteliğini ve o dönem için geçerli sınırları resmi SGK açıklamalarına göre kontrol edin. Her ödeme aynı kurala tabi olmayabilir.
- Vergi matrahı ve kesintileri gözden geçirin: Önceki dönemlerden devreden kümülatif matrah, uygulanabilen istisnalar ve çalışana özgü bilgiler doğru aktarılmış olmalı.
- Net tutarı ödeme kaydıyla eşleştirin: Bordro neti banka talimatı ve muhasebe kaydıyla karşılaştırın; avans, icra veya diğer özel kesintileri ayrıca izleyin.
- Beyanname mutabakatı yapın: Bordro toplamlarının MPHB ve muhasebe kayıtlarıyla çalışan ve dönem bazında tutarlı olduğundan emin olun.
İşveren maliyeti yalnızca net maaştan oluşmaz
İşveren bütçesi hazırlanırken çalışana ödenen net tutar tek başına yeterli ölçü değildir. İşveren payı sigorta primleri, işsizlik sigortası payı, ücretin niteliğine göre oluşan diğer yükümlülükler ve uygulanma şartlarını taşıyan teşvik veya indirimler birlikte değerlendirilir. Teşvikler için uygunluk şartları programdan programa ve dönemden döneme değişebilir; bütçede kesinleşmemiş indirimleri garanti gelir gibi kabul etmeyin.
İşe giriş bildirgesi, aylık beyan ve prim ödemesi için geçerli süreler de güncel resmi açıklamalardan kontrol edilmelidir. Süreyi yalnızca eski bir takvim veya internet yazısına dayanarak belirlemek gecikme ve düzeltme ihtimali doğurabilir.
Sık karşılaşılan bordro uyumsuzlukları
- Puantajdaki gün sayısının bordroda farklı olması;
- Ücret artışının yanlış tarihten itibaren uygulanması;
- Prim, ikramiye veya yan hakkın niteliğinin yanlış sınıflandırılması;
- İşe giriş/çıkış ya da ücretsiz izin bilgisinin bordroya geç aktarılması;
- Kümülatif vergi matrahının dönemler arasında hatalı taşınması;
- Bordro, banka ödemesi, MPHB ve muhasebe fişleri arasında fark bulunması.
Fark görüldüğünde yalnızca toplamı düzeltmek yerine, hangi kaynaktaki bilginin hatalı olduğunu belirleyip ilgili bordro ve beyan kayıtlarını mevzuata uygun biçimde değerlendirmek gerekir. Düzeltme gerekip gerekmediği olayın ayrıntılarına bağlıdır.
İşletmeler için düzenli kontrol rutini
Her ay bordro kapanışından önce çalışan listesi, işe giriş/çıkışlar, puantaj ve izinler, ücret değişiklikleri, yan haklar ve banka ödeme planı tek kontrol akışında toplanabilir. Kapanış sonrasında bordro toplamları MPHB ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılır; açıklanamayan farklar kayıt altına alınır. Bu rutin, dönem sonu sürprizlerini ve son dakika düzeltmelerini azaltmaya yardımcı olur.
Bordro hesabı veya bildirimi konusunda işletmenizin çalışan yapısına özel destek almak için BRC Mali Müşavirlik ile iletişime geçebilirsiniz. Ankara genelinde sunulan mali müşavirlik hizmetlerinin kapsamı işletmenin durumuna göre belirlenir.