Stok kaydı yalnızca depoda kaç ürün bulunduğunu bilmek için tutulmaz; alım, satış, iade, fire ve dönem sonu durumunu birbirine bağlayan işletme kaydının parçasıdır. Fiziksel sayım ile muhasebe sistemindeki miktarlar farklıysa, farkı tek bir düzeltme fişiyle kapatmak yerine hangi hareketin eksik veya yanlış kaydedildiğini araştırın. Bu yaklaşım, hem operasyonel kaybı fark etmeyi hem de kayıtların dayanağını korumayı sağlar.
Sayım öncesinde hareketleri kapatın
Sayım yapılacak alanı, ürün gruplarını ve sorumlu kişileri belirleyin. Sayım sırasında devam eden giriş, sevkiyat, iade ve transferleri ayrı kaydedin; aksi halde aynı ürün bir yerde sayılıp diğer yerde tekrar sayılabilir. Depo, mağaza ve konsinye gibi farklı yerlerde bulunan malları ayrı listelerde tutun. Sayım tarihi ve kesim anı herkes için aynı olmalıdır.
Farkı ürün ve belge bazında inceleyin
Fiziksel miktarı sistemde görünen miktarla karşılaştırın. Fark çıkan ürün için son alış, satış, sevk, iade ve depo transfer kayıtlarını kontrol edin. Mal birimi veya ürün kodu değişmişse eski ve yeni kod arasındaki bağlantıyı not edin. Hasarlı veya satışa uygun olmayan ürünleri, işletmenin kullandığı onaylı yöntemle ayrı gösterin; miktar düzeltmesinin gerekçesini ve onayını saklayın.
Demirbaş ile satılabilir stokları karıştırmayın
İşletmede uzun süre kullanılan ekipman, mobilya ve cihazlar ile satış amacıyla edinilen malların takibi farklı ihtiyaçlar doğurur. Demirbaş listesinde envanter numarası, yer, sorumlu kişi ve kullanım durumu gibi alanlar; stok listesinde ise ürün kodu, birim ve hareket bilgisi bulunabilir. Kayıtların sınıflandırılması somut faaliyete ve uygulanacak muhasebe esaslarına göre değerlendirilmelidir.
GİB’in VUK açıklamalarında envanter kavramı ve ilgili kayıt hükümleri yer alır. Bu kaynakları işletmenizin defter türü ve işlem koşullarıyla birlikte değerlendirin; sayım farkının vergi ve muhasebe kaydına etkisini mali müşavirinizle netleştirin.
Sayım sonucunu kayıt altına alma
Sayım ekibi başlangıçta sistemdeki miktarı görmeden sayım yapabiliyorsa, fiziksel tespit daha bağımsız olur. İlk sayım ile kayıtlı miktar arasında fark çıkınca ikinci bir kişiyle tekrar sayım yapın. Ürün kodu, ölçü birimi, depo yeri ve sayım zamanı her satırda yer alsın. Koli, paket ve tekil ürün gibi farklı ölçü birimleri aynı tabloda karışmasın; dönüşüm kuralı işletme içinde önceden belirli olsun.
Farkı çözerken yalnızca stok kartına değil, son sevk ve transfer belgelerine de bakın. Mal başka depoya gönderilmiş, iade kabul edilmiş veya satıştan sonra teslim edilmemiş olabilir. Bu hareketlerden hangisinin kayıt dönemini etkilediğini belirlemek için belge tarihini ve fiilî teslim bilgisini karşılaştırın. Düzeltilen kayıt için kim tarafından, ne zaman ve hangi dayanakla işlem yapıldığını not edin.
Düzenli sayım, yıl sonu işlemlerine ek bir yük olarak görülmemelidir. Ürün devir hızı ve işletmenin operasyon yapısına göre küçük gruplar halinde dönem içi kontrol yapılabilir. Bu, mevzuattaki bir envanter yükümlülüğünün yerine geçtiği anlamına gelmez; işletme içi izleme yöntemidir. Resmî envanter ve değerleme işlemlerini geçerli mevzuat ile mali müşavir görüşü doğrultusunda tamamlayın.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
Ankara genelinde stok ve muhasebe kayıt düzeniniz için SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilir veya hizmetlerimizi inceleyebilirsiniz.