E-fatura düzenlemek, sürecin yalnızca ilk adımıdır. Belgenin karşı tarafa ulaşması, kabul veya itiraz durumu ve gerektiğinde iptal ya da düzeltme işlemlerinin izlenmesi de işletmenin belge düzeninin parçasıdır. Ankara genelinde faaliyet gösteren işletmeler, işlemleri tek bir e-posta kutusuna veya kişisel notlara bırakmak yerine sorumlusu ve kontrol tarihi belli bir iş akışı kurabilir.
Belge ve iletişim izini birlikte tutun
Her işlem için fatura numarası, düzenlenme tarihi, müşteri veya tedarikçi, işlem tutarı ve ilgili sipariş ya da sözleşme referansını kaydedin. Bir itiraz geldiğinde, itirazın hangi belgeye ve hangi gerekçeye dayandığını; yanıtın kim tarafından, ne zaman verildiğini aynı kayıt zincirinde saklayın. İptal veya düzeltme gerektiren durumlarda, ilgili elektronik belge sistemindeki işlem adımlarını ve destekleyici yazışmaları da dosyaya ekleyin. Böylece muhasebe kaydı ile ticari iletişim birbirinden kopmaz.
Görev ve süre takibi oluşturun
Gelen bildirimleri düzenli aralıklarla kontrol edecek bir görevli belirleyin. İş akışınızda bildirim tarihi, değerlendirme sorumlusu, beklenen yanıt ve tamamlanma durumu alanları bulunabilir. İşlemin hukuki veya vergisel niteliğine göre süreler değişebileceğinden, genel bir süre varsaymak yerine güncel kuralı işlem türü bakımından doğrulayın. GİB’in e-Belge duyuruları ve ilgili kılavuzları bu kontrol için başlangıç noktasıdır.
Dönem kapanışında mutabakat yapın
Ay kapanırken düzenlenen, gelen, iptal edilen veya düzeltme sürecindeki belgeleri muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın. Açık itirazları, eksik yanıtları ve kayıt bekleyen belgeleri ayrı bir listeye alın. Böyle bir kontrol; mükerrer kayıt, unutulmuş belge ve hatalı cari bakiye risklerini erken görmeye yardımcı olur. Kontrolün yapıldığı tarihi ve farkların nasıl kapatıldığını not edin.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelindeki işletmelere muhasebe ve mali müşavirlik hizmetleri kapsamında belge akışının düzenlenmesi ve dönemsel kayıt kontrolleri konusunda destek verir. İşletmenizin mevcut uygulamasını değerlendirmek için iletişim sayfasından bize ulaşabilir veya 0 544 956 76 26 numarasını arayabilirsiniz.