Özlük dosyaları, işletmenin çalışanlarla ilgili iş süreçlerini destekleyen belgeleri içerir. Bu belgelerde kişisel bilgiler bulunduğu için dosya düzeni yalnızca evrak bulmayı kolaylaştırmakla kalmamalı; kimin hangi bilgiye erişebileceğini de belirlemelidir. Ankara’da farklı birimlerle çalışan işletmeler, fizikî ve dijital dosyalar için ortak bir sınıflandırma ve erişim politikası oluşturabilir.
Dosya yapısını amaca göre kurun
Belgeleri işe giriş, çalışma koşulları, izin ve puantaj, ücret ve bordro, eğitim veya iş sağlığı ve güvenliği gibi işlevsel başlıklarla sınıflandırın. Her belgeye tarih, belge türü ve ilgili çalışan kaydını belirten anlaşılır bir ad verin. Dosya adlarında gereksiz hassas bilgileri kullanmayın. Aynı belgenin birden fazla kontrolsüz kopyasını üretmek yerine geçerli sürümün nerede tutulduğunu tanımlayın.
Erişim yetkisini ve paylaşım yolunu belirleyin
İnsan kaynakları, yönetici, muhasebe ve dış hizmet sağlayıcısının ihtiyaçları aynı değildir. Görev bazlı erişim verin; ortak klasörlerde genel erişimi kapatın ve dosya paylaşımını yalnızca gerekli alıcılarla sınırlayın. E-posta ile belge gönderiliyorsa alıcıyı ve ekleri göndermeden önce kontrol edin. Fizikî evrak için kilitli dolap ve teslim takibi; dijital dosyalar için kullanıcı yetkisi ve erişim kaydı gibi kontroller kullanın.
Saklama ve imha politikasını belgeleyin
Her belge türü için hangi amaçla tutulduğunu, kimlerin eriştiğini ve saklama süresi dolduğunda nasıl güvenli biçimde imha edileceğini belirleyin. Bütün belgeler için tek bir saklama süresi varsaymayın; ilgili iş ve mevzuat yükümlülüklerini veri türü özelinde inceleyin. Kişisel verilerin işlenmesi ve saklanması hakkında güncel bilgi için Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun resmî kaynaklarını kullanın.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelinde işletmelerin bordro ve muhasebe süreçlerinin düzenlenmesine destek olur. Mevcut dosyalama akışınızı değerlendirmek için bize yazın veya 0 544 956 76 26 numarasından ulaşın.