İş kazası meydana geldiğinde işverenin ilk görevi çalışanların güvenliğini ve gerekli sağlık desteğini sağlamaktır. Bunun yanında olayın doğru kayda alınması, yetkili kurumlara bildirilmesi ve ilgili belgelerin korunması gerekir. İşverenin olayın iş kazası sayılıp sayılmadığına dair tek başına kanaat oluşturması yerine, SGK’nın tanım ve değerlendirme ölçütlerini dikkate alması önemlidir. Bildirim yükümlülükleri olayın niteliğine ve çalışanın sigortalılık durumuna göre değişebilir.
Olay bilgisini gecikmeden toplayın
Tarih, saat, işyeri veya görev yeri, olayın nasıl meydana geldiği, olay anında bulunan kişiler ve alınan ilk tedbirleri olgusal biçimde kaydedin. Tanık anlatımları ve olay yerindeki belgeler korunmalı; sonradan hatırlamaya dayalı tahminler resmi kaydın yerine geçirilmemelidir. İş kazasına ilişkin kurum içi tutanak, sağlık başvurusu ve iş sağlığı güvenliği kayıtlarını birbirine bağlayın. Çalışan verilerine erişimi olayın yönetimi için görevli kişilerle sınırlayın.
Kolluk ve SGK bildirimlerini ayrı izleyin
SGK’nın iş kazası açıklamasına göre 4/a kapsamındaki çalışanların iş kazaları kolluk kuvvetlerine derhal, Kuruma ise olaydan sonraki üç işgünü içinde bildirilir; işveren kontrolü dışındaki yerde bilgi alınmasını engelleyen durumlarda sürenin öğrenme tarihinden başlaması gibi açıklamalar bulunur. Somut olay için güncel SGK sayfasını ve ilgili özel durumları kontrol edin. SGK e-Bildirim uygulamasında gönderim sonucunu ve başvuru kaydını saklayın.
Sonraki işlemlerde kayıt bütünlüğünü koruyun
İş göremezlik, puantaj, ücret ve SGK kayıtlarında olayla ilgili düzeltme gerekiyorsa her düzeltmeyi dayanak ve onay bilgisiyle işleyin. Olay incelemesi veya resmi yazışmalar geldikçe aynı dosyaya tarih sırasıyla ekleyin. Bu genel yazı acil müdahale talimatı ya da hukuki görüş değildir; işyerinin acil durum ve iş sağlığı güvenliği prosedürleri uygulanmalıdır.
İş güvenliği incelemesiyle mali kayıtları karıştırmayın
İş kazasının idari bildirimi, iş sağlığı ve güvenliği kapsamında yapılacak kök neden incelemesi ve bordro/SGK kayıtlarının güncellenmesi farklı amaçlara hizmet eder. Her akış için sorumlu kişiyi belirleyin ve belgeleri yetki kontrollü dosyalarda tutun. Olay kayıtlarını sonradan düzenlerken ilk tutanak ve sistem gönderim kayıtlarının korunmasını sağlayın. Resmi kurumdan ek bilgi istenirse yanıtı olayın tarih ve referansıyla dosyalayın. SGK’nın belirttiği istisnai durumların işverenin olaydan haberdar olma şekline göre değişebileceğini göz önünde bulundurun.
Olay klasörünün asgari içeriğini belirleyin
Olay tarihi ve yeri, ilk müdahale kaydı, tanık veya görevli bilgileri, sağlık kuruluşu evrakı, işyeri inceleme belgeleri ve SGK gönderim sonucunu tek bir yetki kontrollü klasörde ilişkilendirin. Belgenin aslına zarar vermeden kopyasını kullanın ve sonradan gelen resmi yazıları tarih sırasıyla ekleyin. Bildirim işlemini yapan kişinin gönderim ekranındaki sonucu kontrol etmesini sağlayın. İş kazasıyla ilgili bilgi gizliliği korunmalı; belgeler sadece inceleme ve yükümlülük için gerekli kişilerle paylaşılmalıdır.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
Ankara genelindeki işverenler bordro ve SGK kayıtları hakkında SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından danışabilir.