İşletme giderleri farklı çalışanlar, kartlar, abonelikler ve tedarikçiler üzerinden oluşabilir. Belgeler ay sonunda toplu gönderildiğinde işlem amacı, onay ve ödeme kanalı belirsizleşir. Her gider için iş ihtiyacını, dayanak belgeyi, onay sorumlusunu ve ödeme bilgisini birbiriyle ilişkilendiren basit bir süreç kurun. Bu yöntem, her giderin vergi açısından indirilebilir olduğu sonucunu vermez; kayıtların incelenebilir olmasını sağlar.
Talep ve onay aşamasını harcamadan önce tanımlayın
İşletme, satın alma tutarı veya türüne göre kimin onay vereceğini belirleyen bir yetki tablosu kullanabilir. Düzenli yazılım aboneliği, tek seferlik ekipman alımı ve seyahat gibi harcamalar için farklı sorumlu gerekebilir. Onay kaydında bütçe birimi ve faaliyet amacı bulunsun. Acil durumdaki işlem için sonradan belge tamamlama yöntemi açıkça tanımlansın.
Belge teslimini standart hale getirin
Fatura, e-Arşiv, banka dekontu veya teslim formu hangi kanaldan, hangi adlandırmayla ve hangi süre içinde muhasebeye iletilecek? Çalışanlara kısa bir rehber verin. Elektronik belgenin indirilmiş asıl dosyasını saklayın; sadece ekran görüntüsü veya kişisel notla yetinmeyin. Kişisel harcamayla işletme harcaması karışıyorsa, ilgili tutarı açıklamasız şekilde gider kaydetmeyin.
Dönem kapanışında açık kalemleri temizleyin
Belgesi gelmeyen, onay bekleyen, çalışan tarafından ödenmiş veya şirket kartında açıklaması olmayan hareketleri ayrı listede izleyin. Sorumlu kişiye görev atayıp tamamlanma tarihini yazın. Onaylanan gider toplamlarını banka ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın. Düzeltme yapıldığında eski belgeyi ve yeni işlem kaydını aynı referansta saklayın.
İşlem dosyası tamamlanma durumunu izleyin
Her gider için belge geldi, yönetici onayı alındı, ödeme yapıldı ve muhasebe kaydı işlendi gibi durumlar ayrı işaretlensin. Tamamlanmamış bir adım varsa sorumlu ve beklenen tarihi ekleyin. Aynı faturanın iki kez sisteme yüklenmesini önlemek için belge numarası ve tedarikçi alanı üzerinden mükerrer kontrolü yapın. Aylık kapanışta açık masraf taleplerini gözden geçirin. Gideri doğrudan ve dolaylı ilgilendiren belgeleri farklı klasörlerde kaybetmemek için tek bir işlem referansı kullanın.
Belgeler tamamlandığında onay ve kayıt tarihlerini kapatma raporuna aktarın. Bir giderin niteliği belirsizse dönem bitmeden mali müşavire dayanaklarıyla birlikte sorun.
Onay eşiklerini ve istisnaları yazılılaştırın
İşletmenin yetki matrisinde harcama türü, onay mercii, belge gereği ve acil alım istisnası tanımlı olsun. Yüksek tutarlı giderlerde talep eden ile ödemeyi onaylayan kişinin farklı olmasını sağlayın. Şirket kartı kullanan çalışanlar için ekstre teslim günü ve açıklama standardı belirleyin. Dönem kapanışında açık gider formu, eksik fatura ve açıklamasız banka satırlarını yöneticiye raporlayın. Yeni bir yazılım veya abonelik alınacaksa yenileme tarihini ve iptal sorumlusunu kayda ekleyerek otomatik ödemeleri kontrol altında tutun.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
Ankara genelindeki işletmeler gider ve belge akışı hakkında SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilir.