İşten ayrılışta insan kaynakları, bordro, SGK ve bilgi işlem adımları ayrı yürütülürse önemli işler arada kalabilir. Son çalışma günü, puantaj, bildirim ve erişim kapatma farklı listelerde tutulduğunda sorumluluk belirsizleşir. Standart kontrol listesi kayıt bütünlüğünü ve şirket varlıklarının güvenli teslimini destekler.
Tarih ve dayanakları netleştirin
İşveren ve çalışan yazışmalarını, ayrılış kararına ilişkin belgeleri ve son çalışma tarihini aynı dosyada ilişkilendirin. Bordro ve puantaj dönemi bu bilgiye göre kapatılsın. Ücret, yan hak, avans veya zimmet kalemleri yetkili kişilerce dayanaklarıyla kontrol edilsin. Ayrılışın hukuki nedeni ve sonuçları değişebileceğinden standart form özel değerlendirme yerine geçmez.
SGK bildirimi için SGK 4/a işe giriş ve işten ayrılış bildirgesi resmi başvuru kaynağıdır. Bildirim zamanı somut durum ve yürürlükteki kuralla doğrulanmalıdır. Çalışma süresi ve izinler için ÇSGB’nin İş Kanunu SSS sayfasına bakın.
Erişimleri ve varlıkları kapatın
E-posta, muhasebe programı, bulut depolama ve fiziksel giriş izinlerini görev planına göre kapatın. Şirket cihazları ve belgeler teslim tutanağıyla kaydedilsin. Ortak hesap parolalarını yenileyin; kişisel erişimi başka kullanıcıya devretmek yerine iptal edin. Son kontrolü yapan kişi ile tamamlanma zamanını listede belirtin. Bu adımları son güne bırakmamak, erişim unutulması riskini azaltır.
Ankara genelinde işveren ve bordro süreçleri için BRC Mali Müşavirlik ile iletişim kurabilir, SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayabilirsiniz. Her ayrılış somut belgeler ve güncel kuralla değerlendirilmelidir.
Ayrılış günü için sorumluluk tablosu
İnsan kaynakları resmi belgeleri ve teslim tutanağını, bordro sorumlusu son dönem kayıtlarını, ekip yöneticisi iş devrini, bilgi işlem ise erişim kapatmayı takip edebilir. Ayrılış saati belirliyse erişim kapatma zamanını planlayın; iş devam ederken gerekli dosyaların güvenli devrini önceden tamamlayın. Müşteri dosyaları veya kurumsal yazışmalar kişisel hesaplarda kalmamalı, ancak veriler yetkisiz kişilere de açılmamalıdır. Cihaz tesliminde seri numarası ve aksesuarları yazın. Tüm adımlar bitince yöneticinin son onayını alın ve kontrol listesini arşivleyin. Bir görev eksikse kimin tamamlayacağı ve hangi tarihte kapatacağı açıkça belli olsun.
Şirket verilerinin devri için ayrılan çalışanın yerine dosyanın sahibi olacak kişiyi önceden belirleyin. Müşteri işlerinde açık görevler, teslim tarihi ve bekleyen yazışmalar devir notunda yer alsın; kişisel hesabın parolası istenmesin. Yetki iptalinden önce şirket kayıtlarının kurumsal depoda bulunduğunu ve ekip tarafından erişilebilir olduğunu doğrulayın. Ayrılış kontrolü tamamlandığında kapatılan hesapları listeleyin ve özel erişim gerektiren hizmetleri ayrıca kontrol edin. Bir hizmet sağlayıcı hesabının tek kullanıcıya bağlı olduğu görülürse kurumsal sahipliği ve yetkili kişileri güncelleyin.
Kontrol listesi tamamlanınca yöneticinin kapanış onayını alın ve kaydı erişimi sınırlı klasörde saklayın. Ayrılış sonrası müşteri veya iş süreçlerinin aksamaması için açık görevlerin yeni sorumlusunu da yazın. Gerekiyorsa dış hizmet sağlayıcı hesaplarındaki kullanıcıları güncelleyin. Böylece personel kaydı, iş devri ve erişim güvenliği aynı sürecin parçaları olur.