Yeni bir çalışanın işe başlaması, insan kaynakları, işyeri SGK dosyası, bordro ve muhasebe arasında ortak bir bilgi akışı gerektirir. Ad, kimlik, görev, ücret ve fiilî işe başlama bilgileri farklı kişilerden ve farklı belgelerden geldiğinde tutarsızlık oluşabilir. İşveren, bilgilerin hangi yetkili tarafından onaylandığını ve hangi kayda işlendiğini takip edebileceği sade bir süreç kurmalıdır.
İşyeri ve çalışan kaydını birlikte kontrol edin
İşveren uygulamalarında doğru işyeri sicilinin seçildiğini, çalışan bilgilerinin kimlik belgesi ve iş sözleşmesiyle uyumlu olduğunu doğrulayın. İşyerinin adresi, faaliyet kapsamı veya çalışanların bağlı olacağı birim değişmişse, önce kurum kayıtlarının güncelliğini kontrol edin. Birden fazla işyeri bulunan işletmelerde personel hangi işyeri dosyasına bağlı çalışacak sorusunu baştan netleştirin. Yanlış işyeri seçimi, sonraki bildirim ve bordro kontrollerini zorlaştırabilir.
Bilgi aktarımını güvenli ve izlenebilir yapın
Çalışan verilerinin tamamını geniş erişimli ortak klasörlerde paylaşmayın. Bordro ve bildirim hazırlığı için gerekli alanları yetkili kişiler arasında kontrollü kanaldan iletin. Ücret veya işe başlama bilgisindeki düzeltmelerin sözlü kalmaması için değişiklik talebini tarih ve onay bilgisiyle kaydedin. Mali müşavirle dosya paylaşırken eski sürümlerin yenisiyle karışmasını önlemek için dosya adı ve dönem standardı kullanın.
Başvuru sonrasında kontrol izi bırakın
Bildirim veya işyeri işlemi tamamlandığında başvuru referansını ve sistem sonucunu saklayın. İlk bordroda çalışan listesi, ücret bileşenleri, puantaj verisi ve muhasebe kaydını karşılaştırın. Fark çıktığında kaynağın işveren talebi, bordro girdisi ya da resmi sistem kaydı olup olmadığını belirleyin ve düzeltme sürecini belgeleyin. SGK bildirimlerinin yasal süreleri ve istisnaları, çalışanın ve işyerinin durumuna göre değişebilir; tarihleri güncel resmî kaynaklardan teyit edin.
İşe alım bilgi formu ve sorumluluk zinciri oluşturun
İşe alım sürecinde işletme yetkilisi, insan kaynakları sorumlusu ve bordro verisini hazırlayan kişi arasında bir bilgi formu kullanın. Formda işe başlama tarihi, görev, işyeri, ücret onayı ve belge teslim durumu yer alsın; gereksiz kişisel verileri toplamaktan kaçının. Formu tamamlayan kişinin imza veya elektronik onay kaydını saklayın. Personel başka şubeye veya işyerine geçiyorsa eski dosyanın kapatılması ve yeni dosyanın açılması gerekip gerekmediğini durum özelinde kontrol edin. Bildirime ilişkin istisna veya süreyi alışkanlığa göre değil, SGK’nın güncel açıklaması ve işyerinin somut durumuna göre değerlendirin.
Personel hareketlerini tek listede izleyin
İşe alım yanında işyeri değişikliği, görev güncellemesi ve işten ayrılış gibi hareketleri de çalışan bazlı bir listede tutun. Her hareketin talep tarihi, yürürlük tarihi, onaylayan kişi ve tamamlanma durumunu gösterin. Kimlik veya adres bilgisinde farklı kaynaklar arasında uyuşmazlık varsa resmi bildirim yapmadan önce çalışan ve yetkili kayıtlarıyla teyit edin. İşyeri numarası veya işveren bilgisi değişen durumlarda önce hangi dosyanın kullanılacağını netleştirin ve önceki kayıtla bağlantıyı koruyun.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelinde işverenlerin bordro ve mali kayıt süreçlerinde destek verir. 0 544 956 76 26 numarasından iletişime geçebilirsiniz.