İzin planlaması, çalışanın talebi, yöneticinin kararı, devam kaydı ve bordro uygulamasının birbiriyle tutarlı olmasını gerektirir. Bilgiler farklı e-posta zincirlerinde veya çizelgelerde tutulduğunda, onaylanmamış değişikliklerin uygulanması ya da işbaşı tarihinin gözden kaçması kolaylaşır. Ortak bir kayıt yöntemi bu kopuklukları azaltır.
Talebi baştan sona izleyin
Talep kaydında çalışanı, talep edilen tarih aralığını, talep türünü, başvuru tarihini ve onay durumunu gösterin. İşletmenin uygulamasına göre yetkili yönetici kararını ve çalışana yapılan bildirimi dosyada saklayın. Sonradan değişiklik olursa eski talebi silmek yerine değişiklik tarihini ve onayını kaydedin. İzin türlerinin hukuki niteliği ile kullanılabilir bakiye, çalışanın ve işyerinin durumuna göre değerlendirilmelidir.
Onaylanan bilgiyi devam veya puantaj sistemine zamanında aktarın. İzin günleri ile bordro dönemindeki veriyi karşılaştırın; çakışan vardiya, resmi tatil, rapor veya son dakika değişikliği varsa sorumlu birime sorun. İşe dönüş tarihi yaklaşan talepleri yöneticinin görebileceği bir takvimde izlemek, görev devrini ve ekip planını kolaylaştırır.
Yetki ve gizliliği koruyun
Personel bilgilerinin yalnızca görev gereği erişmesi gereken kişilerle paylaşılmasını sağlayın. Sağlık veya başka özel nitelikli veri içeren belgeleri genel ekip listelerine eklemeyin; saklama, erişim ve imha kurallarını kurum prosedürü ile güncel mevzuata göre belirleyin. Aylık kontrol sırasında onay kaydı bulunmayan veya puantajla uyuşmayan izinleri istisna listesine alın.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelindeki işletmelere bordro ve muhasebe iş akışlarında destek verir. Hizmetlerimizi görüntüleyin ya da SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayın. Çalışma mevzuatı için Bakanlık ve SGK duyurularını esas alın.