Kasa bakiyesi, yalnızca gün sonu toplamından ibaret değildir. Tahsilat makbuzları, satış belgeleri, masraf ödemeleri ve kasadan yapılan diğer çıkışlar kayıtlarla eşleşmelidir. Düzenli karşılaştırma, küçük farkların uzun süre birikmesini ve kaynağının unutulmasını önlemeye yardımcı olur. Uygulanacak kontrol sıklığı işletmenin işlem hacmine ve iç prosedürüne göre belirlenmelidir.
Sayımı izlenebilir yapın
Sayım anındaki fiziki tutarı kupür veya uygun iç dökümle kaydedin; sayım tarihi, saati ve yapan kişiler belli olsun. Aynı ana ait kasa defteri veya muhasebe raporunu alın. Aradaki farkı doğrudan gider ya da gelir gibi kapatmadan önce işlemleri belge bazında inceleyin: kayda alınmamış tahsilat, yanlış tarih, mükerrer kayıt, eksik masraf belgesi veya hatalı hesap seçimi olasılıklarını kontrol edin.
Her fark için dayanak belgeyi, açıklamayı, inceleyen kişiyi ve düzeltmenin onayını saklayın. Kasa işlemini yapan kişi ile sayımı ve mutabakatı gözden geçiren kişinin ayrılması mümkünse kontrol gücünü artırır. Küçük işletmelerde bu görev ayrımı mümkün değilse, dönem sonunda bağımsız bir ikinci göz kontrolü ve imzalı sayım tutanağı kullanılabilir.
Tekrarlayan farkların nedenini bulun
Farklar belirli vardiya, işlem türü veya belge kanalında tekrarlanıyorsa süreci inceleyin. Makbuz sırası, iptal kayıtları ve kasaya erişim yetkileri net olmalıdır. Kişisel harcamaları işletme kasasından karşılamak cari kayıtları ve sorumluluk takibini karıştırır; işletme ve şahsi fonları ayıran bir uygulama kurun. Kayıtların saklanması ve muhasebeleştirilmesi güncel kurallara göre değerlendirilmelidir.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelindeki işletmelerin muhasebe ve belge düzeni süreçlerine destek verir. Hizmetleri inceleyin veya SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayın. Genel muhasebe bilgileri için GİB kaynaklarını kontrol edin.