Puantaj ile bordro arasında doğru bağ kurulmadığında fazla çalışma, izin, devamsızlık ve eksik gün bilgileri farklı biçimde yorumlanabilir. Sorunun kaynağı çoğu zaman tek bir hesaplama değil; dönem kapanışına kadar kimin hangi veriyi doğruladığının belirsizliğidir. İşveren veri sorumlusunu ve onay akışını önceden belirlemelidir.
Kaynak kayıtları aynı dönemde tutun
Çalışma takvimi, vardiya çizelgesi, izin talebi ve devam kaydı için kullanılan sistemleri tanımlayın. Her kayıtta tarih aralığı, çalışan referansı ve güncelleme bilgisi bulunsun. Puantaj bordroya gitmeden önce ekip sorumlusu istisnaları onaylasın. İzin talebiyle görünen gün uyuşmuyorsa sebep netleşene kadar kayıt işaretli kalsın.
Fazla çalışma kayıtlarında talep veya onay dayanağını, süreyi ve dönemi birlikte saklayın. Çalışma süreleri ve fazla çalışma kuralları için ÇSGB fazla çalışma yönetmeliğini ve çalışma süreleri yönetmeliğini resmi kaynak olarak inceleyin. Somut çalışma düzenine ilişkin sonuç bu genel yazıdan çıkarılmamalıdır.
Düzeltme izini koruyun
Bordro aktarımındaki düzeltmenin eski veriyi silmeden hangi kayda dayandığını belirtin. Açık uyuşmazlıkta kaynak, sorumlu ve karar tarihini kaydedin. Tekrarlayan hataları dönem sonunda inceleyip vardiya onayını veya izin akışını iyileştirin. Böylece çalışan soruları yanıtlanabilir ve aynı belirsizlik sonraki döneme taşınmaz.
Ankara genelinde işveren ve bordro desteği için BRC Mali Müşavirlik ile görüşebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.
Örnek bir dönem kapama kontrolü
Bordro aktarım gününden önce puantaj sorumlusu açık izin taleplerini ve vardiya değişikliklerini listelesin. Yönetici her istisna için onay veya düzeltme notu eklesin. Bordro hazırlayan kişi toplam çalışma, eksik gün açıklamaları ve fazla çalışma dayanaklarını kaynak listelerle kıyaslasın. Uyumsuz satırlar kapatılmadan bordro son onaya gönderilmesin; acil kapanış gerekiyorsa bekleyen kalem ve karar sorumlusu açıkça kaydedilsin. Dönem sonrasında çalışan sorusu geldiğinde ilgili günün puantaj ve onay kaydına ulaşabilmek için bu belgeleri tek referans altında saklayın. Kontrol adımları vardiya biçimine, işyeri kayıt sistemine ve uygulanacak mevzuata göre uyarlanmalıdır.
Çalışma takviminde resmi tatil, vardiya değişimi veya rapor gibi istisnalar olduğunda puantaj kaydına yalnızca kod yazıp bırakmayın; kurum içi kullanılan kodun açıklamasını ve dayanağını erişilebilir tutun. Bordro uzmanı kodu yorumlarken hangi kaynağa bakacağını bilsin. Onay süresini kapama takvimine ekleyin ve geç gelen talepler için kimin karar vereceğini önceden belirleyin. Aylar sonra gelen düzeltme talebinde eski çizelgeyi bulabilmek için her dönemi sürümleyerek arşivleyin. Veriler çalışanların kişisel bilgilerini içerdiğinden erişim izinlerini düzenli gözden geçirin.
Her dönem için sorumlu kişinin onayı ve puantaj sürümünü belirtin. Sonradan gelen değişiklikte yeni sürüm oluşturun, değişen satırları ve sebebini açıklayın. Kayıt zinciri çalışan sorusuna yanıt vermeyi kolaylaştırır; ayrıca bordro hesabına hangi verinin aktarıldığını geriye dönük olarak gösterir. Hassas bilgi içeren dosyalara erişimi görevle sınırlayın.