Çevrim içi platformda yapılan satışlarda sipariş bedeli ile işletmenin banka hesabına geçen tutar aynı olmayabilir. Platform komisyonu, reklam kesintisi, kargo bedeli, iade veya ödeme takvimi fark yaratır. Sadece net banka aktarımını satış kabul etmek, brüt işlem ve kesinti dayanaklarını görünmez hale getirir. Her satış kanalının raporlarını ayrı alıp muhasebe kayıtlarına işlem referansıyla bağlamak gerekir.
Platform raporlarını dönem bazında dışa aktarın
Sipariş tarihi, fatura tarihi, teslim bilgisi, iptal veya iade statüsü ve platform ödeme dönemi farklı alanlar olabilir. Raporları hangi tarihin esas alındığını anlayacak biçimde kaydedin. Birden çok mağaza veya marka varsa satışları doğru mükellef ve e-belge hesabıyla eşleştirin. İade edilen ürünün ilk satış kaydına referans verin.
Brüt tutar ve kesintileri ayrı izleyin
Satış bedelini, platform komisyonunu, kargo veya reklam kesintisini ve hesaba geçen net tutarı ayrı sütunlarda gösterin. Her kesintinin sözleşme veya platform ekstresindeki dayanağını saklayın. Kısmi ödeme veya bloke bakiye varsa tahsilat zamanını ayrıca izleyin. Banka hareketiyle platform raporu arasında toplam fark bulunduğunda, farkı belgesiz gider kaydıyla kapatmayın.
Elektronik belge yükümlülüğünü kontrol edin
Fatura veya e-Arşiv düzeni, mükellefin durumuna ve işlem türüne göre yürürlükteki GİB düzenlemelerine bağlıdır. Platformun müşteriye gönderdiği sipariş özeti, satıcının düzenlemesi gereken vergi belgesinin yerine otomatik olarak geçmez. İptal veya iade durumunda elektronik belge sürecini ilgili resmi kılavuzla yönetin. KDV sınıflandırmasını satışın özelliklerine ve güncel mevzuata göre mali müşavirinizle doğrulayın.
Platform raporunu banka mutabakatına bağlayın
Haftalık veya aylık tabloya platform, mağaza, sipariş kümesi, brüt satış, kesinti, iade, ödeme tarihi ve bankaya geçen tutar sütunlarını ekleyin. Aktarılmayan veya bloke kalan bakiye için platformdaki açıklamayı ve takip sahibini kaydedin. Banka ödemesi birkaç rapor dönemini kapsıyorsa ödeme dökümünü ayrı alıp her satış grubuna paylaştırın. Böylece banka ekstresindeki toplu transferin hangi faturaları kapattığı ve hangi kesintilerin bulunduğu daha kolay açıklanır.
İadeyi satıştan ayrı kayıt gibi bırakmayın; platform raporu, iade belgesi ve banka iadesini ilk sipariş numarasıyla bağlayın. Müşteri desteği kayıtlarında kişisel verileri sınırlı paylaşın.
Platform kesintilerini sözleşme şartıyla karşılaştırın
Komisyon veya reklam bedeli, pazar yeri sözleşmesinde belirtilen hesaplama yöntemiyle uyumlu mu kontrol edin. Platform raporunda açıklamasız bir kesinti varsa destek talebi oluşturun ve yanıt numarasını dosyaya ekleyin. İade tutarının müşteri hesabına geçtiği tarih ile platformun işletmeye yansıttığı tarih farklı olabilir; her iki hareketi aynı sipariş referansında izleyin. Ay sonu brüt satış, iade ve kesinti özetini satış sisteminin raporuyla karşılaştırın. Mutabakat yapılmadan net banka transferini satış toplamı olarak kabul etmeyin.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki e-ticaret işletmelerinin muhasebe ve e-belge süreçlerine destek verir. 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.