Bir müşteriden para gelmesi veya tedarikçiye ödeme yapılması banka ekstresinde görünür; ancak işlemin hangi faturaya, sözleşmeye veya avansa ait olduğu her zaman anlaşılmaz. Tahsilat ve ödeme belgelerini muhasebe kayıtlarıyla ilişkilendirmek, ticari işlemin dayanağını açıklamayı ve dönem kapanışında farkları bulmayı kolaylaştırır. Belge saklama düzeni, ödeme yöntemine ve işlemin niteliğine göre yürürlükteki tevsik kurallarıyla uyumlu olmalıdır.
Banka hareketine ticari referans ekleyin
Ödeme emri hazırlanırken karşı taraf unvanı, fatura veya sipariş numarası ve ödeme amacı gibi açıklamaları mümkün olduğunca belirtin. Toplu ödemeler birkaç belgeyi kapatıyorsa hangi tutarın hangi faturaya dağıtıldığını gösteren liste saklayın. Müşteri tahsilatları geldiğinde de dekontu cari hesaba doğru biçimde mahsup edin. Birden fazla şirket hesabı varsa, transferin hangi tüzel kişiye ait olduğunu açıkça izleyin.
Tevsik kuralını güncel kaynaktan kontrol edin
Vergi Usul Kanunu, tahsilat ve ödemelerin banka, benzeri finans kurumu veya PTT tarafından düzenlenen belgelerle tevsiki konusunda Bakanlığa yetki verir. Kapsam, parasal sınırlar ve istisnalar mevzuat değişikliğiyle güncellenebilir. İşlem öncesi GİB’in son tebliğ ve açıklamasını kontrol edin; eski blog yazılarındaki eşik değerleri cari dönemde geçerli varsaymayın. İşlem bölünerek kurala tabi olmaktan kaçınılmamalı; bağlantılı işlemler gerektiğinde birlikte değerlendirilmelidir.
Açık fark ve iade hareketlerini ayrıca izleyin
Bankadan iade edilen ödeme, yanlış hesaba gönderilen tutar veya açıklamasız gelen tahsilat için sorumlu belirleyin. İade dekontunu asıl işlemle bağlayın ve muhasebe fişinin yeni durumu yansıttığını kontrol edin. Ay kapanışında ekstre, fatura listesi ve cari hesap bakiyelerini karşılaştırın. Eksik belgeyi sonradan uydurmak yerine karşı taraftan resmi dayanağını isteyin.
Ödeme yöntemi değiştiğinde prosedürü güncelleyin
İşletme nakit, banka havalesi, kart veya yetkili ödeme kuruluşu gibi farklı yöntemler kullandığında her birinde hangi resmi belge alınacağını belirleyin. Kasadan ödeme yapılıyorsa yetkili kişi, alıcı ve dayanak belgeyi gösteren iç kayıt oluşturun. Bir hareket bankada görünmüyorsa tevsik zorunluluğunun uygulanıp uygulanmadığını ve istisna olup olmadığını güncel mevzuattan teyit edin. Tahsilat/ödeme limitleri ve şartları değişebileceğinden, yıllık prosedür gözden geçirmesine GİB’in son tebliğ kontrolünü ekleyin.
Tevsik belgesinin okunaklı kopyasını işlem dosyasında bulundurun. Banka ekstrelerini dönem ve hesap numarasıyla arşivleyin; her hareketin muhasebe fişine bağlandığını örneklemle kontrol edin.
Belge bağlantısını baştan sona test edin
Dönem içinde birkaç tahsilat ve ödemeyi örnek seçerek talep veya faturadan banka hareketine, oradan muhasebe fişine kadar izleyin. Banka açıklamasında otomatik işlem kodu varsa, bu kodu ticari belge numarasıyla eşleştiren iç not ekleyin. İade edilen veya yanlış hesaba giden tutarı ilk ödeme ile ilişkilendirin. Mali müşavir ve işletme çalışanı aynı işlem dosyasına erişirken yalnızca gerekli belgeleri paylaşın. Bu kontrolün çıktısını dönem sonu mutabakatına eklemek, belgesiz görünen bakiye sayısını azaltabilir.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
Ankara genelindeki işletmeler için banka, cari hesap ve muhasebe mutabakatı konusunda SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.