Çalışan özlük dosyaları kimlik, iletişim, mesleki bilgi ve çalışma ilişkisine ait belgeler içerebilir. Bu dosyalar bordro, işveren yükümlülükleri ve insan kaynakları süreçleri için gerekli olsa da, içerdikleri her bilgi tüm çalışanlarla veya hizmet sağlayıcılarla paylaşılmamalıdır. İşverenin mali süreçleri yürütürken çalışan verilerine kimlerin eriştiğini ve bu erişimin hangi amaçla kullanıldığını kontrol etmesi gerekir.
Gerekli olan veriyi belirleyin
Her form ve belge alanının hangi süreç için istendiğini açıklayın. Bordro hazırlığı için gerekli bilgiler ile işe alım, izin, performans veya iş sağlığı süreçleri için gereken belgeleri tek bir ortak klasörde gelişigüzel toplamayın. Özellikle sağlık veya biyometrik veri gibi hassas bilgi türlerinde işleme şartı, amaç ve güvenlik ihtiyacı ayrıca değerlendirilmelidir. Kurumun rehberleri ve karar özetleri, işveren uygulamalarındaki riskleri anlamaya yardımcı olur.
Erişim yetkisini görevle sınırlandırın
Özlük dosyalarının tamamına kimin erişebildiğini belirleyin. Mali müşavir veya bordro hizmeti sunan kişiyle yalnızca işlemin gerektirdiği verileri, güvenli kanaldan paylaşın. E-posta eki, kişisel mesajlaşma uygulaması ve herkese açık klasör üzerinden dosya göndermek yerine işletmenin kontrollü aktarım yöntemini kullanın. Çalışan işten ayrıldığında kullanıcı hesabı, ortak klasör ve hizmet sağlayıcı erişimlerini gözden geçirin.
Saklama ve imha kararını belgeleyin
Dosya saklama süresini tek bir genel süreye göre belirlemeyin; belgenin türü, iş ilişkisinin durumu ve yürürlükteki yükümlülükler farklı olabilir. Saklama gerekçesini, sorumlu kişiyi ve imha onayını yazılı bir prosedürde gösterin. Gereksiz kopyaları azaltın, yedeklerde bulunan dosyaları da sürece dahil edin. Yetkili makama sunulan veya hukuki uyuşmazlıkla ilişkili kayıtlar için imha kararı vermeden önce uzman görüşü alın.
KVKK’nın yayımladığı kararlar, işverenin özlük dosyasında bulunan verileri amacı dışında paylaşmaması ve aydınlatma yükümlülüğünü dikkate alması gerektiğini vurgular. Bu yazı genel bilgilendirmedir; her veri türünün hukuki işleme şartını işletmenizin veri envanteri ve uzman danışmanlığıyla değerlendirin.
Dijital dosya arşivi için erişim planı
Elektronik muhasebe belgeleri ve bordro dosyaları için klasör yapısını işletmenin dönemlerine ve belge türlerine göre kurun. Dosyanın adı, tarih, belge numarası ve ilişkili işlem hakkında kısa bilgi vermelidir. Birden çok sürüm oluşuyorsa hangisinin onaylı veya gönderilmiş olduğunu belirten bir kayıt tutun. Dosyanın kağıt çıktısını saklamak, elektronik kaydın orijinal biçimde saklanması gereken durumlarda tek başına yeterli olmayabilir; belge türüne göre resmi şartı ayrıca doğrulayın.
Yedekleme düzeni, yalnızca dosyayı başka bir klasöre kopyalamak değildir. Yedeklerin hangi aralıkla alındığını, kimlerin erişebildiğini ve gerektiğinde dosyanın nasıl geri yükleneceğini belirleyin. Kullanıcı hesabı kapandığında şirket belgelerine erişimin sürmesi için yönetici hesabı ve sorumlu kişi atayın. En azından örnek bir dosya için geri yükleme denemesi yapmak, yedekleme sürecinin gerçekten çalıştığını anlamaya yardımcı olur.
Elektronik belge ve defter uygulamalarında muhafaza, ibraz ve erişilebilirlik yükümlülükleri belge türüne göre değişebilir. GİB’in güncel e-belge açıklamaları ve ilgili tebliğleri üzerinden resmi şartları kontrol edin. Hizmet sağlayıcı değiştirirken dışa aktarılabilir dosyaların formatını, erişim süresini ve arşiv teslimini sözleşme kapsamında sorun.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işverenlere bordro evrak akışı ve mali süreçlerde destek verir. 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilir veya hizmetlerimizi inceleyebilirsiniz.