İşten ayrılış tamamlandığında dosyayı silmek veya tüm eski ekiplere açık bırakmak doğru bir arşiv yaklaşımı değildir. İşverenin kayıt ihtiyaçları sürerken erişim yetkisi ve saklama düzeni güncellenmelidir. Belgelerin hangi döneme ve işleme ait olduğu anlaşılır değilse sonradan bordro, bildirim veya teslim sorularına yanıt vermek zorlaşır.
Ayrılış kaydını işlem zincirine bağlayın
İşten ayrılma yazışmalarını, son çalışma ve puantaj dönemini, bordro kontrolünü, varsa zimmet/avans kapanışını ve SGK bildirimi referansını ilişkili dosyada düzenleyin. Her belgenin kaynağını, tarihini ve kontrol eden kişiyi belirtin. Bildirim adımları için SGK’nın 4/a işe giriş ve işten ayrılış bildirgesi sayfasını resmi kaynak olarak inceleyin; zaman ve kapsam somut duruma göre teyit edilmelidir.
Yetkiyi kapatın, gerekli arşiv erişimini koruyun
Eski çalışanın e-posta, muhasebe ve dosya sistemi erişimini rol planına göre kapatın; kayıt sahipliğini yeni sorumluya aktarın. İşletmenin devam eden işlerini korumak için gereken belgeleri kurumsal depoda tutun, ancak gereksiz kişisel kopyaları çoğaltmayın. Ayrılmış çalışanın dosyasına erişimi yalnızca görevi gereği ihtiyaç duyan yetkililerle sınırlandırın.
Saklama ve imha yaklaşımı veri kategorisi ve yasal yükümlülüklere bağlıdır. KVKK Kurumunun resmi kaynaklarını ve işveren kayıtları için ilgili düzenlemeleri kontrol edin; her belge için gelişigüzel tek süre varsaymayın. Arşiv indeksinde belge türü, dönem, saklama dayanağı ve erişim rolünü kurum prosedürüne göre tutun.
Arşiv kalitesini test edin
Örnek bir eski personel kaydında talep edilen belgeye doğru yetkili tarafından ulaşılabildiğini doğrulayın. Eksik, yinelenmiş veya yanlış klasördeki kayıtları düzeltin. Ankara genelinde bordro ve işveren süreçleri için BRC Mali Müşavirlik ile görüşebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.
Yetkili erişimi ve saklama takvimini birlikte yönetin
Arşiv klasörünün sorumlusu, yedekleme düzeni ve erişim listesi belirli olsun. Her talep geldiğinde bütün personel belgelerini paylaşmak yerine ilgili kayıt setini yetkili kişiyle aktarın. Bordro programından alınan raporların hangi ay ve sürüme ait olduğu dosya adında anlaşılmalıdır. Saklama süresi sona eren belgelerin imhası gündeme gelirse ilgili hukuki yükümlülüğü kontrol etmeden otomatik silme yapmayın. İşveren bildirimleri veya açık bir uyuşmazlık varsa arşiv sorumlusu gerekli kayıtları koruma adımını değerlendirsin. Böylece erişim sınırlaması kayıtların kaybolmasına yol açmaz.
Arşiv indeksinde çalışanın tam kimlik bilgilerini listelemek yerine dosyayı yetkili kişinin bulmasına yetecek referans kullanın. Düzenli örneklemde hem erişim yetkisini hem dosya bütünlüğünü kontrol edin. Eski belgeler gerektiğinde bulunabiliyor, ancak yetkisiz rol göremiyorsa arşiv düzeni amacına hizmet ediyor demektir.
İlgili dosyanın saklama erişimini ve yedekleme durumunu dönemsel kontrol edin. Kayıt talebi geldiğinde yalnızca yetkili rolün eriştiğini ve paylaşılan kopyanın güvenli kanaldan iletildiğini doğrulayın.